발제-ISO16175

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1. 전자기록시스템 (ERS; Electronic Records System)

전자기록의 생산·관리·보존을 지원하는 시스템으로, 전자기록생산시스템(업무시스템), 전자기록관리시스템(ERMS), 전자기록보존시스템(EAMS)으로 구성됨.
2. ISO 16175 표준

문헌정보―전자사무환경에서 기록에 대한 원리 및 기능요건을 제시하는 표준으로, 제1부: 개관 및 원칙, 제2부: 전자사무환경 하의 기록을 위한 가이드라인 및 기능요건, 제3부: 업무시스템의 기록관리 지침 및 기능요건으로 구성됨.
3. DIRS 방법론

기록시스템 설계 및 구축을 위한 8단계 방법론으로, 예비조사, 업무활동 분석, 기록관리 요건 확인, 현행 시스템 평가, 기록시스템을 위한 전략, 기록시스템 설계, 기록시스템 실행, 실행 후 검토로 구성됨.
4. 업무시스템과 기록관리

업무시스템에 기록관리 기능을 탑재함으로써 기록을 효율적·효과적으로 관리할 수 있으며, 체계적 업무분석에 기초한 업무시스템일수록 기록관리 기능을 성공적으로 탑재할 수 있음.
5. 기록관리 대상 선별 과정

업무처리과정 분석, 연계성 및 의존성 확인, 옵션평가 기반 핵심 기록보관 전략 고안의 3단계로 구성됨.
6. 기록관리 기능요건 유형 및 의무수준

비조건요건, 조건요건으로 구분되며, 해야 한다(must), 할 필요가 있다(should), 할 수 있다(may)의 의무수준으로 구분됨.
7. 기록관리 기능요건 구현 유형

통합 유형, 연계 유형, 이관 유형으로 구분되며, 각각의 장단점이 있음.
8. 기록관리 역할 및 책임

일반이용자, 기록운영자, 업무시스템 운영자의 역할과 책임이 구분됨.
9. 기록관리 핵심 영역 및 산출물

맥락을 지닌 기록물 생산, 기록물 관리 및 유지, 기록물 보유 및 처분 등의 핵심 영역과 관련 산출물이 제시됨.
10. 중앙통합 유형

복수의 업무시스템에서 생산되는 기록을 조직 전체적 관점에서 총괄하는 관리시스템으로, 단일구조 유형들을 혼합하여 적용하는 방식임.

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1. 전자기록시스템 (ERS; Electronic Records System)

전자기록시스템(ERS)은 조직의 기록을 체계적으로 관리하고 보존하기 위한 핵심적인 시스템입니다. ERS는 기록의 생산, 등록, 분류, 보존, 활용 등 기록관리 전 과정을 지원하며, 이를 통해 조직의 업무 효율성과 투명성을 높일 수 있습니다. 또한 ERS는 기록의 진본성, 무결성, 신뢰성, 접근성을 보장함으로써 조직의 법적, 행정적 책임을 이행하는 데 도움을 줍니다. 따라서 ERS의 도입과 운영은 현대 조직에 필수적인 요소라고 할 수 있습니다.
2. ISO 16175 표준

ISO 16175 표준은 전자기록관리를 위한 국제 표준으로, 기록관리 원칙과 기능 요건을 제시하고 있습니다. 이 표준은 기록관리 시스템의 설계, 구현, 운영에 필요한 지침을 제공하며, 기록의 진본성, 무결성, 신뢰성, 접근성 등을 보장하는 데 도움을 줍니다. 또한 ISO 16175 표준은 다양한 유형의 기록관리 시스템에 적용될 수 있어, 조직의 특성과 요구사항에 맞는 시스템 구축을 지원합니다. 따라서 이 표준은 전자기록관리 분야에서 중요한 참고 자료로 활용될 수 있습니다.
3. DIRS 방법론

DIRS(Digital Information Records System) 방법론은 전자기록관리를 위한 체계적인 접근 방식을 제시합니다. DIRS 방법론은 기록관리 프로세스와 기술적 요구사항을 통합적으로 다루며, 기록의 생산, 등록, 분류, 보존, 활용 등 전 단계에 걸쳐 기록관리 활동을 지원합니다. 또한 DIRS 방법론은 기록관리 기능요건, 시스템 설계, 구현, 운영 등에 대한 지침을 제공하여 조직이 효과적인 전자기록관리 체계를 구축할 수 있도록 돕습니다. 따라서 DIRS 방법론은 전자기록관리 분야에서 중요한 참고 자료로 활용될 수 있습니다.
4. 업무시스템과 기록관리

업무시스템과 기록관리는 밀접한 관련이 있습니다. 업무시스템은 조직의 핵심 업무 프로세스를 지원하며, 이 과정에서 다양한 유형의 기록이 생산됩니다. 따라서 업무시스템과 기록관리 시스템의 연계는 필수적입니다. 이를 통해 기록의 무결성과 신뢰성을 보장하고, 업무 프로세스와 기록관리 활동을 통합적으로 관리할 수 있습니다. 또한 업무시스템과 기록관리 시스템의 연계는 기록의 생산, 등록, 분류, 보존, 활용 등 전 과정에 걸쳐 효율성을 높일 수 있습니다. 따라서 조직은 업무시스템과 기록관리 시스템의 긴밀한 연계를 통해 체계적인 기록관리 체계를 구축해야 합니다.
5. 기록관리 대상 선별 과정

기록관리 대상 선별 과정은 조직의 기록관리 체계 구축에 있어 매우 중요한 단계입니다. 이 과정에서는 조직의 업무 프로세스와 기록 유형을 분석하여 보존 가치가 있는 기록을 선별하고, 이를 체계적으로 관리할 수 있는 방안을 마련해야 합니다. 선별 과정에서는 기록의 중요성, 활용도, 보존 기간 등을 고려해야 하며, 이를 통해 조직의 핵심 기록을 효과적으로 관리할 수 있습니다. 또한 선별 과정은 기록관리 정책 및 절차 수립, 기록관리 시스템 설계 등 기록관리 전반에 걸쳐 중요한 기반이 됩니다. 따라서 조직은 기록관리 대상 선별 과정을 체계적으로 수행하여 효과적인 기록관리 체계를 구축해야 합니다.
6. 기록관리 기능요건 유형 및 의무수준

기록관리 기능요건은 기록관리 시스템의 설계와 구현을 위한 핵심적인 요소입니다. 기능요건은 기록의 생산, 등록, 분류, 보존, 활용 등 기록관리 전 과정에 걸쳐 필요한 기능과 특성을 정의합니다. 기능요건의 유형에는 필수, 권장, 선택 등이 있으며, 이는 기록관리 시스템의 의무수준을 결정합니다. 필수 기능요건은 반드시 구현되어야 하며, 권장 기능요건은 가능한 구현되어야 하고, 선택 기능요건은 선택적으로 구현될 수 있습니다. 기록관리 기능요건의 정의와 의무수준 설정은 조직의 기록관리 체계 구축에 있어 매우 중요한 과정이며, 이를 통해 기록관리 시스템의 효과성과 효율성을 높일 수 있습니다.
7. 기록관리 기능요건 구현 유형

기록관리 기능요건의 구현 유형은 기록관리 시스템의 설계와 구현 방식을 결정하는 중요한 요소입니다. 기능요건 구현 유형에는 내장형, 연계형, 확장형 등이 있습니다. 내장형은 기록관리 기능이 업무시스템에 내장되어 있는 경우이며, 연계형은 별도의 기록관리 시스템과 업무시스템이 연계되어 있는 경우입니다. 확장형은 기록관리 기능이 업무시스템에 추가로 구현되는 경우입니다. 각 구현 유형에는 장단점이 있으며, 조직의 특성과 요구사항에 따라 적절한 유형을 선택해야 합니다. 기록관리 기능요건의 구현 유형 선택은 기록관리 체계 구축의 핵심 요소이며, 이를 통해 조직의 업무 프로세스와 기록관리 활동을 효과적으로 통합할 수 있습니다.
8. 기록관리 역할 및 책임

기록관리 역할 및 책임은 조직의 체계적인 기록관리 체계 구축과 운영에 있어 매우 중요합니다. 기록관리 담당자, 업무 부서, 경영진 등 다양한 이해관계자들이 각자의 역할과 책임을 명확히 이해하고 수행해야 합니다. 기록관리 담당자는 기록관리 정책 및 절차 수립, 기록관리 시스템 운영, 기록 보존 및 활용 등의 역할을 수행합니다. 업무 부서는 기록 생산, 등록, 분류 등의 역할을 담당하며, 경영진은 기록관리 체계 구축과 운영을 위한 지원과 의사결정 역할을 합니다. 이와 같이 기록관리 역할과 책임의 명확한 정의와 이행은 조직의 체계적인 기록관리 체계 구축과 운영에 필수적입니다.
9. 기록관리 핵심 영역 및 산출물

기록관리 핵심 영역은 기록관리 체계 구축과 운영에 있어 필수적인 요소들을 의미합니다. 이에는 기록관리 정책, 절차, 기능요건, 시스템, 교육 및 훈련, 감사 및 모니터링 등이 포함됩니다. 각 영역에서는 다양한 산출물이 생산되며, 이는 기록관리 체계 구축과 운영의 기반이 됩니다. 예를 들어 기록관리 정책에서는 기록관리 원칙과 지침이 산출되고, 기능요건에서는 시스템 설계 및 구현을 위한 요구사항이 산출됩니다. 이와 같이 기록관리 핵심 영역과 산출물은 체계적인 기록관리 체계 구축과 운영을 위해 필수적이며, 조직은 이를 체계적으로 관리해야 합니다.
10. 중앙통합 유형

중앙통합 유형은 기록관리 체계 구축에 있어 중요한 접근 방식 중 하나입니다. 이 유형에서는 조직 전체의 기록관리 기능과 시스템이 중앙에서 통합적으로 관리됩니다. 이를 통해 기록관리 정책, 절차, 시스템, 인력 등을 일관성 있게 운영할 수 있으며, 기록의 무결성과 신뢰성을 보장할 수 있습니다. 또한 중앙통합 유형은 기록관리 자원의 효율적인 활용, 중복 투자 방지, 통합 보고 및 모니터링 등의 장점이 있습니다. 다만 조직의 규모와 특성에 따라 중앙통합 유형이 적합하지 않을 수 있으므로, 조직의 요구사항을 고려하여 적절한 기록관리 체계를 구축해야 합니다.