Ⅰ. 전자결재 시스템(Workflow System)?문서의 이동 및 대기 시간을 최소화하고, 문서작성에 필요한 자료를 시스템에서 지원함으로써 문서를 효율적이고 편리하게 작성하도록 지원한다.사용자 환경과 서버로 구성되는 흐름관리 부분과 문서가 가지는 정보를 관리하는 관리 부분, 결재 경로를 관리하는 Form Net부분으로 이루어져 있다.Ⅱ. 특징결재 경로 변경 등의 업무의 변화에 신속히 적응문서의 흐름을 모니터링출장 계정과 같은 자료가 자동 입력인사, 학사, 재무 시스템과 연계Ⅲ. 필요성1)관리 LOSS의 절감의 관점에서 볼 때 조직의 전체 LOSS 중 80% 이상을 차지하는 것은 관리상의 LOSS라고 한다.(의사 소통의 문제, 표준의 부적절성, 부정확한 정보에 의한 잘못된 의사 결정, 정보 공유에 부재에 의한 이중 관리등) 이를 해결하기 위해서는 업무 전산화를 통한 회사의 전반적인 정보 공유 및 갱신된 정보에 대한 빠르고 정확한 UP-DATE가 필수적이라 할 수 있다.2) 경영자 의사 결정의 기반 정보 제공 급변하는 시장 상황에서 경영자는 많은 의사결정의 필요성을 느끼게 되며 그때마다 정확한 데이터의 필요성을 느끼게 된다. 업무 전산화는 경영자가 실시간으로 제공되는 경영 정보를 바탕으로 빠른 의사결정을 할 수 있도록 한다.3) 시스템의 지속적인 개선 업무 전산화를 통한 정보 공유 및 회사 KNOW-HOW의 공유는 조직원 개개인이 가지고 있는 정보 및 기술을 공유함으로서 회사 전체 시스템의지속적인 개선을 보장할 수 있다.Ⅳ. 실사용 시스템◈인트라넷 [ intranet ]인터넷 기술과 통신규약을 이용하여 조직내부의 업무를 통합하는 정보시스템.인터넷 관련기술과 통신규약을 이용하여 조직내부 업무를 통합하는 정보시스템을 말한다. 쉽게 말하면 지금까지 사용해 오던 각종 정보시스템을 인터넷을 이용하여 사용할 수 있도록 수정하여 재개발한 정보시스템을 의미한다. 넷(net)이라는 접미어가 붙어 있다고 하여 통신망이나 통신환경의 하나라고 혼동해서는 안된다.인트라넷을 사용하게 되면 별도의 통신망을 구축하지 않더라도 세계 어느 곳에서도 자신이 속한 조직의 정보시스템을 사용할 수 있고, 거래관계가 있는 다른 조직과의 자료교환도 쉬워져 상호 정보를 공유할 수 있는 기회가 많아지게 된다. 그러한 이유는 인트라넷이 서로 다른 속성을 가지고 여기저기 흩어저 있는 조직의 정보시스템을 하나로 쉽게 통합할 수 있으며, 인터넷이라는 전세계적인 기술표준을 이용하여 간단하고도 폭넓게 적용할 수 있으며, 어떠한 특정 기술이나 특정 컴퓨터에 예속되지 않기 때문이다.인트라넷은 인터넷 기술을 이용하기 때문에 적은 비용으로 큰 성과를 얻을 수 있고, 차세대 정보기술로 빨리 전환할 수 있으며, 조직 내·외부의 정보를 결합하기 쉽다는 장점과 기회를 제공하는 반면에 아직은 정보의 보안문제라는 단점도 있다. 정보의 보안문제만 해결된다면 인트라넷은 조직의 정보활용에 커다란 변화를 가져오는 전기가 될 것이다.◈그룹웨어그룹 작업을 지원하기 위한 소프트웨어나 소프트웨어를 포함하는 구조.개인용 소프트웨어와 반대되는 개념이다. 기업이나 기관, 단체의 구성원들이 컴퓨터로 연결된 작업장에서 서로 협력하여 업무효율을 높이기 위해 사용하는 소프트웨어를 가리킨다. 1986년 미국을 중심으로 제기된 컴퓨터 지원에 의한 공동 작업(CSCW;computer supported cooperative work)이라는 개념이 기초가 되었다. 이 소프트웨어는 소규모 집단의 사람들이 같은 작업을 하거나 스케줄에 맞춰 공동 작업을 하는 데 적합하도록 설계되어 있다. 네트워크가 발달함에 따라 기존의 응용프로그램을 네트워크하에서 효율적으로 운용하기 위하여 랜(LAN) 규격으로 변화시켜 처음부터 그룹 전체적으로 사용할 수 있도록 개발한 것이다.기업 내의 컴퓨터 사용자들이 랜 등의 통신망으로 연결된 개인 컴퓨터를 통해 서류 작성, 결재는 물론, 문서 보관 등의 업무까지 전산 처리할 수 있게 해준다. 워드프로세서를 이용한 공동 집필 시스템, 수치 계산, 데이터베이스 등의 업무용 소프트웨어들을 한데 묶어 여기에 전자우편, 전자게시판, 전자결재, 데이터 공유, 전자회의 지원 등의 통신 기능을 추가한 것이다. 이것은 지금까지 모래알처럼 흩어져 있던 컴퓨터를 네트워킹 방식으로 연합군을 편성, 시너지 효과를 극대화하자는 데서 출발한 것으로 업무의 질을 높일 수 있다. 또한 부서나 업무별로 분산되어 있던 정보를 종합, 처리하고 업무 과정도 표준화할 수 있다. 이러한 이유 때문에 최근 그룹웨어는 기업 생산성 향상의 핵심 요소로 떠오르고 있다.▶대표적로터스 노츠 [ Lotus Notes ]효율적인 인트라넷 구축을 위한 기본 소프트웨어.전세계에 메시징과 그룹웨어 소프트웨어의 붐을 일으키게 한 선두주자이다. 지역적·시간적 한계를 넘어 정보에 접근하고 추적하며 공유하고 구성할 수 있도록 하여 동료들과의 의사소통, 그룹의 협력, 그리고 전략적 비즈니스 프로세스의 조정을 가능하게 한다. 조직간이나 조직을 넘어 정보를 주고 받을 수 있도록 하는데, 타 전자우편 시스템을 사용하거나 인터넷과 연결된 공급자와 고객, 협력자와 정보통신하기를 원한다면 로터스 노츠를 이용하여 쉽게 작업할 수 있다.
