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프로젝트 자료관리

¤1.0- 회사 자료관리 업무의 내용 2.0 프로젝트 자료관리의 의미 3.0 프로젝트 자료관리 대상 4.0 프로젝트 자료관리 조직 및 기능 5.0 프로젝트 자료관리 업무 처리 내역 5.1 서신문서관리 5.1.1 서신문서의 종류 및 형태 5.1.2 문서 접수 시 확인사항 5.1.3 서신문서 처리 절차 5.1.4 서신문서 번호 관리체계 5.1.5 서신문서 화일 5.1.6 조치사항 관리 5.1.7 현황 주지 서비스 5.1.8 기록관리¤¤차례 (2)5.2 설계자료 관리 5.2.1 설계자료의 종류 5.2.2 설계자료의 생산 5.2.3 설계자료 접수 및 확인 5.2.4 설계자료의 유통 5.2.5 설계자료 번호 부여 체계 5.2.6 설계자료의 화일 5.2.7 현황 주지 서비스 5.2.8 설계자료 기록관리5.3 공급자자료 관리 5.3.1 공급자자료의 정의 5.3.1 공급자자료 제출 목적 5.3.3 공급자자료 검토 업무 5.3.4 공급자자료 관리 흐름 5.3.5 공급자자료 번호체계 5.3.6 현황 주지 서비스 5.3.7 공급자자료 기록관리¤5.4 프로젝트 자료 파일 체계 5.4.1 프로젝트 자료화일 도구 5.4.2 파일박스 분류색인 기재방법 5.4.3 파일플랜 6.0 프로젝트 기록관리 체계 6.1 프로젝트 기록(Project Records)의 정의 6.2 기록 보존 방법 6.3 기록 파일 업무 6.4 프로젝트 기록관리 계획 7.0 프로젝트 자료관리 전산시스템* 외부정보 입수 활용 (Library Services) * 기업 내부정보 및 프로젝트 자료의 체계적인 관리 (Project Document Control) * 회사 기록관리 체계 (Cooperate Level Record Management System)1.0 회사 자료관리 업무의 내용사업 수행 중 자체 생산 또는 접수자료의 등록, 색인, 재생산 , 배부, 화일, 검색이용, 기록보존을 위한 체계적인 관리 시스템2.0 프로젝트 자료관리의 의미보고서 및 서식관리 ,기록의 평가 및 선정, 주요기록 보호 대책, 매체전환사업내부정적 근거4.0 프로젝트 자료관리 조직 및 기능시스템개발 및 기록관리담당공급자자료 관리 담당설계자료관리 담당서신문서관리 및 행정담당참고자료관리 담당프로젝트 자료관리 책임자4.1 조직서신문서 및 행정담당4.2 기 능서신문서 접수, 발송, 색인, 배부 및 파일업무 서신문서 수.발신 현황 통계 작성, 보고 서신문서 매체전환 및 기록관리 사내 Messenger 운영 업무 Controlled Document (관리 본) 배부관리설계자료 관리 업무설계자료 접수, 등록, 색인, 배부 및 파일 업무 설계자료 관련 기술 분야간 검토 조정 업무 설계 변경문서 조정, 관리 업무 설계정보(Design Input) 관리 업무 설계자료 편집, 발간 업무 설계자료 등록 현황 통계 작성,보고 설계자료 매체 전환 및 기록관리 업무공급자 자료관리 업무공급자자료 접수, 등록, 색인, 배부 및 화일 업무 공급자자료 관련 기술 분야간 검토 조정 업무 공급자 변경문서 조정, 관리 업무 수행 공급자자료 접수 현황 및 통계 작성,보고 공급자자료 매체 전환 및 기록관리 업무대내 Communication5.0 프로젝트 자료관리 업무처리 내역협조문서, 메모, 내부결재, 내부보고, 회의록, 전화통화록5.1.1 서신문서의 종류 및 형태대외 Communication한글 발송공문,Telex 영문 Letter,Fax 회의록, 전화통화록*위임규정에 프로젝트 수행 절차에 따른 적합한 직위자 결재 및 서명으로 생산 * 절차 및 사용서식에 따른 문서 형태 식별5.1.2 문서 접수 시 확인사항수,발신 처 이상유무 확인 서신문서 번호 부여 여부 제목의 부여 여부 문서발행 직위자 서명 날인 여부 첨부물의 이상 유무 훼손,누락,판독 곤란 여부 - 외부 접수문서의 경우 : “원본상태불량” 스템프 및 처리부서 선 배부 - 내부 접수문서의 경우 : 발송처에 재발송 요청5.1 서신문서관리5.1.3 서신문서 처리 절차접수업무발송업무접수 및 확인배부인 날인배부처 결정(사업관리 직위자)복사 및 배부데이터 입력화 일작성 및 결재접수 및 확인발송 기타지역 지명기호수신회사 2개 이상발신회사 지명기호발신회사 기호예시)불특정 다수의 수.발신처와의 교신이 이루어질 경우5.1.4 서신문서 번호 관리체계대내문서서신형태코드 +발,수신처+발행년도+일련번호+서신형태C000195일련번호발행년도수신부서발신부서형태코드예시)98CMC: 협조문서, H:내부결재문서? R:내부보고문서 I: 메모(IOM), A:시행문, T:전화통화록, M:회의록형태코드 예시Subject File업무 기능별 + 주제별 번호별 화일Chronological File서신문서 번호별 화일5.1.5 서신문서 화일접수문서의 내용 확인, 응신 요구 여부 판단하여 '응신 기한' 고무인 날인 및 기재. 조치 내용 및 응신 기한이 없는 경우 처리부서와 협의, 조치사항 관리 여부 결정대외 발송문서의 조치사항관리처리부서는 외부에 조치사항을 요구하는 경우 조치사항 관리 요청 필요 가능한 공문 내용에 응신 요구내용과 응신 완료 기한 명기 필요 처리부서는 외부기관이 응신 문서 없이 조치사항을 완료한 경우 '조치사항 종결 통보서 ' 제출5.1.6 조치사항관리(1)발행부서 또는 처리부서가 조치사항관리 요청 복수 조치사항이 포함된 경우 가장 주요한 조치사항 항목만 관리 처리부서는 별도의 문서 없이 종결 시 '조치사항 종결통보서'제출5.1.6 조치사항관리(2)Á조치사항 관리항목조치사항 요구문서 번호 조치사항의 내용 조치사항 처리기한 처리부서 완료일 (완료 후) 응신 문서번호 (완료 후)5.1.7 현황주지 서비스대외문서 접수.발송현황보고서 대내문서 등록 현항 보고서 추진 중 조치사항 / 미결 조치사항 /지연 조치사항 보고서5.1.8 기록관리년도별 패키지 단위 매체전환 (CD-ROM)- OD (Optical Disk)- Hard Copy- CD -ROM- Micro films기록관리Record Management5.2 설계자료 관리설계계산서00절차서00보고서기술규격서설계도면5.2.1 설계자료의 종류설계변경문서 (ECN, FCR, NCR, SDDR)5.2 설계자료 관리승 인검 토5.2.2 프로젝트자료정보연구소5.2 설계자료 관리PAX 프로젝트자료정보연구소5.2 설계자료 관리설계자료 현황 보고서(Current Revision) 표기 현황 On-line 확인 이력 확인 서비스Hard Copy(마일라 원도,제2원도, 설계문서) CAD화일 Image 화일 Text File5.2 설계자료 관리5.2.7 현황주지 서비스5.2.8설계자료 기록관리5.3.1 공급자 자료의 정의기계제작 및 공급자로부터 기기 납품 전 또는 납품 시에 제출되는 도면 및 문서5.3 공급자 자료관리5.3.2 공급자 자료 제출 목적설치 및 시공용 (For Publication)참 고 용 (For Information)검토 요구용 (For Review)운 전 용 (For Operation)5.3.3 공급자 자료 검토 업무 (Review Status)5.3 공급자 자료관리승 인Status 1Status 2Status 3Status 4Status 6Status U조건부 승인재 제 출정보용 제출대체 및 폐기Not Acceptable Legibility (반송)검토용 배부접수검토부서지정재생산검토의견접수검토의견반영재생산기술적 검토발송 및 배분매체전환파일 보존기술부서기술부서5.3.4 공급자 자료관리 흐름5.3 공급자 자료관리5.3.5 공급자 자료 번호 및 화일 체계5.3 공급자 자료관리구매사양서(기술규격서)번호 + 일련번호통일된 사업자료 번호 재부여 방법 - 화일 및 검색용이Current File (PNS번호순)Historical File (PNS번호순)공급자 부여 번호 관리 방법 - 전산 검색 지원 관리FILING SYSTEMNUMBERING SYSTEM예 시공급자와의 계약정보 조회 공급자 정보 조회 공급자 자료 종합현황 보고서 공급자 자료 종합현황 요약 보고서 공급자 자료 접수 지연보고서 공급자 자료 발송 지연보고서 공급자 자료 내부 검토 지연보고서 공급자 자료 변경문서 보고서 (NCR, SDDR)PAX 프로젝트자료정보연구소5.3.6 현황 주지 서비스5.3 공급자 자료관리PAX 프로젝트자료정보 파일박스 분류 색인 기재방법5.4 프로젝트자료 파일 체계문서보관상자2.31프로젝트자료관리서신문서1. 접수2. 재생산 및 배부3. 기록관리보관장소활용기간서 신 문 서 : 청 색 설 계 자 료 : 녹 색 공 급 자 자 료 : 분홍색 작업중 및 기타화일 : 회 색서 신 문 서 : 청 색 설 계 자 료 : 녹 색 공 급 자 자 료 : 분홍색 : 회 색5.4.3 파일플랜(예시)5.4 프로젝트자료 파일 체계파일번호 문서의 종류 파일방법 파일위치 보관기간 1 서신문서 사규 사무관리 규정 월 캐비넷 상업운전 후 3년 문서분류번호순 2 설계자료 사업 자료번호체계에 모빌 랙 영구 따른 번호순 3 품질보증 및 검사문서 자체 고유번호순 모빌 랙 영구 4 공급자 자료 사업 자료번호체계에 모빌 랙 영구 따른 번호순 5 참고자료 KDC 또는 자체 참고 서가 상업운전 시까지 자료분류 번호순 (사업종료 시)6.0 기록관리 체계6.1 프로젝트 기록(Project Records)의 정의기록관리 목적법적인 증거능력 보유유지보수를 위한 기술근거유사사업 수행 시 기술자료프로젝트 기록 : 상기목적 수행을 위해 보존기간, 보존매체, 보존방법 등을 사전에 계획하여 일정한 장소에 일정요건에 따라 보존되는 문서6.0 기록관리 체계6.2 기록 보존 방법단일 보관이중 보관단일 보관NFPA232 내화방재설비 및 내화금고 보관 방법충분히 떨어진 장소에 이중 보관방법전자매체의 발달로 기록관리 혁명 예고6.0 기록관리 체계6.3 기록 화일 업무기록 종류 순 (기록관리 계획 고유번호)분 야 별자 료 형 태 별6.0 기록관리 체계6.4 프로젝트 기록관리 계획프로젝트 수행 중 체계적으로 수집, 보존 필요 (운전 및 유지보수 측면 고려)프로젝트기록관리 계획은 프로젝트 초기에 수립, 운영 필요변경 최소화구분 기록별 회사기록보존소 프로젝트자료관리센터 설계도면 CD OR/CD 도면 공급자도면 CD OR/CD 현장설계도면 CD OR/CD 설계문서 CD IHC/CD 문서 공급자문서 CD OR/CD 서신문서 CD OR/CD(기록관리

사업운영| 2010.12.09| 43페이지| 1,000원| 조회(266)

자료관리, 자료기록, 자료보관

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