전자기록물

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1. 전자기록물의 정의

전자기록물은 컴퓨터를 통해 생산, 전송, 처리 될 수 있는 기록물을 일컫는데, 정보관리 및 데이터 처리 분야에서는 기록물을 컴퓨터 파일상의 기본 단위를 형성하는 상호 연관된 데이터 요소들의 집합으로 정의한다.
2. 전자기록물의 특성

전자기록물은 마그네틱 테이프, 카세트, CD-ROM, 하드디스크 및 플로피디스크 등 다양한 저장매체에 2진 부호로 작성되며, 컴퓨터 소프트웨어 및 하드웨어를 통해 판독할 수 있고 업데이트, 수정, 삭제 등이 용이하다.
3. 전자기록물의 유형

전자기록물의 유형에는 데이터세트, 텍스트문서, 다차원문서, 멀티미디어문서 등이 있다.
4. 종이기록에서 전자기록으로 변화 시 기록관리상 문제점

종이기록에서 전자기록으로 변화 시 기록관리상 문제점으로는 저장매체의 손상 및 변화, 전자기록의 수명이 전자기록을 생산한 전산시스템의 수명보다 길다는 점, 기술 변화에 따른 활용의 어려움 등이 있다.
5. 전자기록물 관리 문제점

전자기록물 관리 문제점으로는 막대한 경비지출, 전자기록물 이관 시 문제점, 전자기록물의 표준화 부족 등이 있다. 특히 컴퓨터 장비 구입, 까다로운 환경통제, IT 전문가 고용 등에 많은 비용이 소요된다.
6. 전자기록물 관리 문제점 해결 방안

전자기록물 관리 문제점 해결을 위해서는 고위 관리자층의 승인과 지원을 받아 비용을 충당하고, 전자기록물 유형별 적합한 마이그레이션 전략을 수립하며, 국제표준 도입을 통한 표준화가 필요하다.

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1. 전자기록물의 정의

전자기록물은 컴퓨터 등 전자적 장치를 통해 생산, 관리되는 기록물을 의미합니다. 이는 종이기록물과 달리 디지털 형태로 저장되고 처리되며, 시간과 공간의 제약 없이 접근 및 활용이 가능하다는 특징이 있습니다. 전자기록물은 기록관리 측면에서 중요한 역할을 하며, 조직의 업무 수행과 의사결정 과정에서 중요한 증거자료로 활용됩니다. 따라서 전자기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성 및 접근성 보장이 매우 중요합니다.
2. 전자기록물의 특성

전자기록물은 종이기록물과 비교하여 다음과 같은 특성을 가집니다. 첫째, 디지털 형태로 저장되어 시간과 공간의 제약 없이 접근 및 활용이 가능합니다. 둘째, 복사, 수정, 삭제 등의 작업이 용이하여 기록의 무결성 보장이 어렵습니다. 셋째, 기술의 발전에 따라 하드웨어 및 소프트웨어의 호환성 문제가 발생할 수 있습니다. 넷째, 전자기록물의 장기 보존을 위해서는 주기적인 마이그레이션 및 포맷 변환 등의 관리가 필요합니다. 이러한 특성으로 인해 전자기록물 관리에는 종이기록물과는 다른 전문적인 지식과 기술이 요구됩니다.
3. 전자기록물의 유형

전자기록물은 생산 및 관리 방식에 따라 다양한 유형으로 구분될 수 있습니다. 첫째, 문서, 이미지, 동영상, 음성 등 다양한 포맷의 전자문서 기록물이 있습니다. 둘째, 데이터베이스, 스프레드시트, 웹페이지 등 구조화된 데이터 형태의 전자기록물이 있습니다. 셋째, 이메일, 채팅 기록, SNS 게시물 등 전자적 의사소통 기록물이 있습니다. 넷째, 전자결재, 전자문서 관리 시스템 등 업무 프로세스 기록물이 있습니다. 이처럼 전자기록물은 다양한 유형으로 존재하며, 각 유형별로 고유한 특성과 관리 방식이 요구됩니다.
4. 종이기록에서 전자기록으로 변화 시 기록관리상 문제점

종이기록에서 전자기록으로 변화함에 따라 다음과 같은 기록관리상 문제점이 발생할 수 있습니다. 첫째, 전자기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성 보장이 어려워질 수 있습니다. 둘째, 기술 변화에 따른 호환성 및 접근성 문제가 발생할 수 있습니다. 셋째, 전자기록물의 장기 보존을 위한 마이그레이션, 포맷 변환 등의 관리 비용이 증가할 수 있습니다. 넷째, 전자기록물의 체계적인 분류, 편철, 메타데이터 관리 등 새로운 기록관리 기술이 요구됩니다. 다섯째, 전자기록물의 보안 및 접근 통제, 개인정보 보호 등 새로운 관리 이슈가 발생할 수 있습니다. 이러한 문제점들을 해결하기 위해서는 전자기록물 관리를 위한 체계적인 정책과 기술적 대응이 필요합니다.
5. 전자기록물 관리 문제점

전자기록물 관리에는 다음과 같은 문제점이 존재합니다. 첫째, 전자기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성 보장이 어렵습니다. 전자기록물은 쉽게 복사, 수정, 삭제될 수 있어 원본 기록의 진본성 확인이 어려워집니다. 둘째, 기술 변화에 따른 호환성 및 접근성 문제가 발생할 수 있습니다. 하드웨어 및 소프트웨어의 노후화로 인해 전자기록물에 대한 접근이 어려워질 수 있습니다. 셋째, 전자기록물의 장기 보존을 위한 마이그레이션, 포맷 변환 등의 관리 비용이 증가합니다. 넷째, 전자기록물의 체계적인 분류, 편철, 메타데이터 관리 등 새로운 기록관리 기술이 요구됩니다. 다섯째, 전자기록물의 보안 및 접근 통제, 개인정보 보호 등 새로운 관리 이슈가 발생합니다. 이러한 문제점들을 해결하기 위해서는 전자기록물 관리를 위한 체계적인 정책과 기술적 대응이 필요합니다.
6. 전자기록물 관리 문제점 해결 방안

전자기록물 관리 문제점을 해결하기 위한 방안은 다음과 같습니다. 첫째, 전자기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성 보장을 위해 디지털 서명, 타임스탬프, 암호화 등의 기술적 대응이 필요합니다. 둘째, 기술 변화에 따른 호환성 및 접근성 문제 해결을 위해 주기적인 마이그레이션, 포맷 변환 등의 관리가 필요합니다. 셋째, 전자기록물의 장기 보존을 위한 체계적인 보존 정책 및 전략 수립이 필요합니다. 넷째, 전자기록물의 체계적인 분류, 편철, 메타데이터 관리를 위한 기록관리 시스템 구축이 필요합니다. 다섯째, 전자기록물의 보안 및 접근 통제, 개인정보 보호를 위한 관리 체계 마련이 필요합니다. 이를 위해서는 관련 법제도 정비, 전문 인력 양성, 예산 확보 등 종합적인 대응이 요구됩니다.

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