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1. 회계처리 절차
1.1. 거래의 식별
거래의 식별이란 기업과 관련하여 발생한 거래를 거래내용(자산, 부채, 자본, 수익, 비용)의 증감과 금액으로 정확히 파악할 수 있어야 한다는 것이다. 예를 들어 상품을 20,000원에 구입하면서 현금으로 15,000원을 지출하고 나머지는 외상거래인 경우, 자산증가 거래(상품) 20,000원, 부채증가 거래(매입채무) 5,000원, 자산감소 거래(현금) 15,000원으로 인식할 수 있다.
하지만 상품을 구입하기로 계약만 이루어진 상태에서는 자산, 부채, 자본, 수익, 비용에 아무런 변동을 가져오지 않았으므로 회계에서는 거래로 보지 않는다. 즉, 거래의 식별이란 실제 자금의 유출입이나 자산, 부채, 자본, 수익, 비용의 증감이 있는 경우에만 거래로 인식하는 것이다.
이처럼 거래의 식별은 회계처리 절차의 첫 단계로서 매우 중요하다. 기업의 모든 경제적 활동은 거래의 발생으로부터 시작되기 때문에 거래를 정확히 파악하지 못하면 이후 회계처리 절차가 제대로 이루어질 수 없다. 따라서 회계처리의 정확성을 위해서는 거래의 식별이 필수적이다.
1.2. 거래의 분개와 전표발생 및 일계표 등의 작성
거래의 분개와 전표발생 및 일계표 등의 작성이란 회계처리 절차 중 중요한 단계에 해당한다. 이는 기업의 거래를 정리하여 산출하기까지의 일련의 절차에 해당하는 것으로, 크게 계정과목의 설정, 계정과목의 분류, 분개의 개념, 전표, 일계표 등의 작성을 포함한다.
먼저 계정과목의 설정은 자산, 부채, 자본, 수익, 비용 등 다섯 가지 거래를 성질에 따라 구체적으로 표현한 세부단위를 말한다. 이러한 계정과목의 설정은 회계처리의 전부에 가깝다고 할 만큼 중요하다. 그리고 이러한 계정과목은 대차대조표와 손익계산서상에 구분되어 표시된다.
다음으로 분개란 거래가 발생하면 계정과목을 설정하여 자금의 원천은 대변(오른쪽)에, 자금의 운용은 차변(왼쪽)에 기록하는 것을 말한다. 이는 회계의 통일성을 위한 것으로, 이러한 차변과 대변의 구분이 분개이다.
전표는 분개장 또는 전표에 계정과목을 설정하여 차변과 대변으로 양분하는 분개를 기록하는 것을 말한다. 일반적으로 실무에서는 분개장을 사용하지 않고 전표를 사용하며, 전표에는 입금전표, 출금전표, 대체전표 등이 있다.
마지막으로 일계표란 하루 동안 일어난 거래를 각 계정과목별로 집계한 표를 말한다. 거래발생량이 많지 않을 경우에는 일계표 대신에 2일 단위, 3일 단위 또는 주 단위로 집계표를 작성할 수 있으며, 월단위로 작성한 월계표도 있고, 일정기간 누적된 계정과목별 숫자를 합계한 시산표(년계표)도 있다.
이처럼 거래의 분개와 전표발생 및 일계표 등의 작성은 회계처리 절차에서 매우 중요한 단계이며, 이를 통해 기업의 거래 내역을 체계적으로 정리하고 기록할 수 있다.
1.3. 장부에의 기록
장부에의 기록이란 거래증빙을 근거로 전표에 분개된 내용을 장부에 옮기는 작업을 말한다. 거래내역은 분개장 또는 전표내역과 같고 전표내역은 장부내역과 같다. 따라서 거래 -> 전표발생 -> 장부기록의 과정을 거치게 된다.
장부를 별도로 관리하는 이유는 전표는 하나의 거래만을 표시하므로 거래 건수가 많아지면 전표를 근거로 회계정보를 산출하기 어려워지고, 특정 거래를 찾기 위해서도 많은 시간과 노력이 필요하기 때문이다. 반면 장부는 계정과목별로 지속적인 기록이 가능하여 각종 회계정보를 신속하고 정확하게 산출할 수 있다.
장부의 종류에는 총계정원장, 원장과 보조원장, 매입매출장 등이 있다. 총계정원장은 기업의 모든 계정을 총체적으로 기록하는 장부이며, 원장과 보조원장에는 자산, 부채, 자본 등의 상세 내역이 기록된다. 매입매출장은 부가가치세법에 따라 매입, 매출 내역을 기록하는 장부이다.
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