본문내용
1. 구매자재관리
1.1. 구매 자재 관리 일반
1.1.1. 구매 자재 관리 역할 및 중요성
구매 자재 관리는 기업 내에서 매우 중요한 역할을 담당한다. 먼저 기술발전의 심화, 소비자 니즈의 고도화, 글로벌시장의 확대, 저성장의 시대, 아웃소싱 증가 등의 외부 환경 변화로 인해 구매 자재 관리의 중요성이 더욱 부각되고 있다. 구매 자재 관리는 이러한 변화에 능동적으로 대응하여 기업의 원가 절감과 이익 창출에 기여하는 중추적인 역할을 하기 때문이다.
특히 구매 자재 관리는 기업의 이익 창조에 새로운 수단이 되고 있다. 과거에는 구매 관리가 재무부문이나 생산관리 부문의 종속적인 기능으로 인식되었으나, 현대에는 기업 경영의 주요 기능으로 부상하고 있다. 구매 자재 관리를 통해 자재비 절감과 이익 창출이 가능하기 때문이다. 예를 들어 자재비 비율이 매출액의 50%인 기업이 자재비를 5% 절감할 경우 매출액 이익률이 1.1%에서 3.6%로 상승하는 효과를 얻을 수 있다.
또한 구매 자재 관리는 기업의 재고 및 현금 흐름 관리에도 중요한 역할을 한다. 적절한 재고 관리와 주문 관리를 통해 자금의 고정화를 방지하고 유동성을 확보할 수 있다. 나아가 구매 기능의 정보화와 체계화를 통해 구매 프로세스의 효율성을 높일 수 있다. 이는 궁극적으로 기업의 경쟁력 강화로 이어진다.
이처럼 구매 자재 관리는 기업의 이익 창출, 재무 안정성 확보, 경영 프로세스 혁신을 주도하는 핵심 기능이다. 따라서 많은 기업들이 구매 자재 관리 부문을 전략적으로 중요하게 여기고 있으며, 전문성을 갖춘 구매 조직과 인력을 확보하기 위해 노력하고 있다.
1.1.2. 구매 자재 관리 체계
구매 자재 관리 체계는 구매 관리, 재고 관리, 외주 관리로 구성된다. 구매 관리에는 협의의 구매관리와 외주관리, 협력회사관리(SCM)가 포함된다. 재고 관리는 소요관리, 저장관리, 분배(운반물류)관리로 이루어진다.
구매 관리 부문은 구매 계획, 구매 조사, 구매 계약, 해외 조달 등의 기능을 수행한다. 외주 관리 부문은 외주 기업의 선정과 관리를 담당한다. 재고 관리 부문은 적정 재고 수준을 유지하고 상품의 저장과 운반을 효율적으로 관리한다.
이처럼 구매 자재 관리 체계는 구매, 재고, 외주 관리라는 세 가지 핵심 기능으로 구성된다. 이는 기업 경영에 있어 필수적인 기능으로, 효과적인 통합 관리를 통해 기업의 경쟁력을 높일 수 있다.
1.1.3. 구매 자재 관리의 목표
구매 자재 관리의 목표는 계속성과 경제성이다. 계속성이란 필요한 자재를 적시에 조달하여 생산 활동을 중단 없이 지속할 수 있게 하는 것을 의미한다. 경제성이란 자재의 구매와 관리에 있어서 최소의 비용으로 최대의 효과를 거두는 것을 말한다.
구체적으로 구매 자재 관리의 기본 업무 순서는 계획, 조달, 보관의 세 가지 단계로 이루어진다. 먼저 필요 자재를 사전에 파악하고 계획을 수립한다. 이어서 공급원을 선정하고 자재를 조달한다. 마지막으로 조달된 자재를 적절히 보관하여 효율적으로 관리한다. 이를 통해 생산 활동의 계속성을 유지하고, 자재 비용의 절감과 이익 창출이라는 경제성 목표를 달성할 수 있다.
구매 자재 관리에서 계속성과 경제성의 달성은 기업의 이익 창출과 밀접한 관련이 있다. 자재를 적시에 조달하여 생산 중단을 막고, 자재 구매 및 관리 비용을 최소화함으로써 기업의 전반적인 원가 절감과 수익성 향상을 기대할 수 있기 때문이다. 이처럼 구매 자재 관리의 목표는 기업의 지속 가능한 성장을 위한 필수적인 요소라 할 수 있다.
1.1.4. 구매조직 형태 및 특징
복수사업장에서의 구매조직 형태 및 특징은 다음과 같다.
사업장별 구매조직(분산 구매)은 빠른 조달 관리와 재고관리가 유리한 장점이 있다. 분산 구매 방식을 취하는 경우 각 사업장과 긴밀한 정보 소통이 가능하여 신속한 조달과 적정한 재고 관리가 가능하다. 이는 개별 사업장의 특성을 고려하여 유연하고 탄력적인 구매를 가능하게 한다.
반면 본사 집중 구매조직은 구매협상력(바잉파워)과 구매 전문인력 육성, 일관된 구매방침 전개 등의 장점이 있다. 구매를 본사에서 일괄 관리함으로써 규모의 경제를 활용한 유리한 구매협상이 가능하다. 또한 구매 전문인력을 체계적으로 육성할 수 있고, 일관된 구매방침을 전사적으로 전개할 수 있다는 장점이 있다.
이처럼 사업장별 구매조직과 본사 집중 구매조직은 각각의 장단점을 가지고 있다. 기업은 자신의 상황과 특성에 맞추어 이 두 가지 방식을 적절히 활용함으로써 구매 효율성을 높일 수 있다."
1.1.5. 구매자재관리요원의 책임
구매자재관리요원의 책임은 다음과 같다.
첫째, 구매자재관리요원은 이익창출자의 역할을 한다. 구매자재관리 부문은 기업이익의 원천이며 Profit Center로 분류되어 현금개념화 되어 있다. 따라서 구매자재관리요원은 적절한 자재조달과 원가절감을 통해 기업의 이익을 창출하는데 핵심적인 역할을 담당한다.
둘째, 구매자재관리요원은 구매기술자로서의 역할을 한다. 구매기술에는 자재의 품질 및 규격 검토, 공급원 선정, 구매절차 및 계약서 작성, 운송 및 포장 등 다양한 전문기술이 포함된다. 구매자재관리요원은 이러한 구매기술을 숙달하여 기업의 운영 효율성을 높이는 데 기여한다.
셋째, 구매자재관리요원은 국제무역의 주역으로서의 역할을 한다. 오늘날 기업은 글로벌 시장에서 경쟁하고 있으며, 이에 따라 해외 자재조달이 중요해지고 있다. 구매자재관리요원은 무역 관련 법규, 대금결제 조건, 원산지 결정 기준 등 국제무역 실무를 숙지하고 있어야 한다.
넷째, 구매자재관리요원은 막중한 원가담당자로서의 역할을 한다. 자재비가 기업의 총 원가에서 차지하는 비중이 크기 때문에, 구매자재관리요원은 자재비 절감을 통해 기업의 원가경쟁력 향상에 크게 기여한다.
마지막으로, 구매자재관리요원은 기업의 창구 역할을 한다. 구매자재관리 부문은 기업과 공급업체 간의 접점이 되므로, 구매자재관리요원은 기업의 이미지와 신뢰도 제고에 중요한 역할을 수행한다.
이처럼 구매자재관리요원은 이익창출자, 구매기술자, 국제무역의 주역, 원가담당자, 기업의 창구 등 다양한 역할과 책임을 가지고 있다. 따라서 구매자재관리요원의 능력과 자질은 기업의 경쟁력 향상에 핵심적인 요소라고 할 수 있다.
1.1.6. 자재분류의 일반원칙
자재분류의 일반원칙은 다음과 같다.
첫째, 자재 가감의 점진성 = 융통성(flexibility)이다. 자재 분류시 즉시 신규 품목이 추가되거나 폐기되지 않고 점진적으로 변화할 수 있도록 설계되어야 한다. 이를 통해 분류체계의 융통성과 안정성을 확보할 수 있다.
둘째, 분류집계의 포괄성이다. 모든 자재가 분류 기준 안에 들어갈 수 있도록 체계적이고 포괄적으로 구축되어야 한다. 이를 통해 자재 관리의 누락이나 중복을 방지할 수 있다.
셋째, 해독성 또는 용이성이다. 누구나 분류 코드를 보고 쉽게 이해할 수 있도록 코드체계가 간단하고 명확해야 한다. 이를 통해 자재 관리의 효율성을 높일 수 있다.
넷째, 기계 처리의 척도와 상호 배제성이다. 자재 분류 체계가 전산처리에 적합하도록 설계되어야 하며, 한 자재가 2개 이상의 분류에 중복되지 않도록 상호 배제적이어야 한다. 이를 통해 정확하고 효율적인 자재 관리가 가능하다.
이러한 자재분류의 일반원칙은 자재 관리의 체계성, 효율성, 정확성을 높이기 위해 중요하게 고려되어야 한다.
1.1.7. 자재분류 방법
자재분류 방법은 자재를 식별하고 관리하기 위해 사용되는 다양한 방법들이다. 자재를 효과적으로 분류하기 위해서는 몇 가지 일반원칙이 필요한데, 그 원칙들은 다음과 같다.
첫째, 자재 가감의 점진성(융통성)이다. 자재가 증가하거나 감소하더라도 분류체계가 그에 맞게 유동적으로 변화할 수 있어야 한다. 둘째, 분류집계의 포괄성이다. 모든 자재가 분류 기준 안에 들어갈 수 있도록 해야 한다. 셋째, 해독성 또는 용이성이다. 누구나 분류 코드를 보면 이해할 수 있도록 분류 체계가 간단하고 짧아야 한다. 넷째, 기계 처리의 척부와 상호 배제성이다. 전산처리가 잘되도록 하고 한 자재가 2개 분류에 겹치지 않게 해야 한다.
이러한 일반원칙에 따라 자재분류 방법에는 여러 가지가 있다. 첫째, 일련번호 부여방식으로 순차적으로 1, 2, 3 식으로 번호를 부여하는 방식이다. 둘째, 블록번호 부여방식은 품종별로 번호군을 배정하는 방식이다. 셋째, 그룹번호 부여방식은 대중소분류 체계로 번호를 부여하는 방식이다. 예를 들어 2000번은 재료, 2100번은 금속재료, 2110번은 강재로 분류하는 방식이다. 넷째, 유의숫자 부여방식은 중량, 길이 등 수치적 단위를 기호화하여 부여하는 방식이다. 예를 들어 4000번은 마대, 4025번은 25kg 마대로 분류하는 방식이다.
이러한 분류 방식을 적절히 활용하면 자재를 효과적으로 관리할 수 있다. 또한 자재 분류와 함께 가치공학(VE, Value Engineering) 기법을 활용하면 최저의 원가로 필요한 기능을 성취할 수 있다. 이를 통해 원가절감과 품질향상을 동시에 달성할 수 있다.
종합하면, 자재분류의 일반원칙과 다양한 분류방법을 활용하여 자재를 효과적으로 관리하고, 가치공학 기법을 접목하여 원가절감과 품질향상을 동시에 달성할 수 있다.
1.2. 구매관리
1.2.1. 구매관리의 중요성
구매관리의 중요성은 오늘날 기업 경영에 있어 매우 중대한 의미를 지니고 있다.
첫째, 구매관리는 이익 창조의 새로운 수단이 되고 있다. 과거에는 생산 및 판매부문이 기업 이익의 핵심이었으나, 최근에는 자재비의 절감과 이를 통한 이익 창출 측면에서 구매부문의 중요성이 크게 부각되고 있다. 자재 구매 시 원가절감 노력을 통해 실현된 이익은 그대로 기업 이익으로 연결되므로, 구매부문의 역할과 책임이 더욱 강조되고 있다.
둘째, 구매부문은 기업 경영의 주요 기능으로 자리잡고 있다. 예전에는 구매 활동이 재무, 생산관리 등 타 부문의 부속적이고 종속적인 기능으로 인식되었으나, 현재는 이익 창출의 핵심 요소로 인식되면서 기업 경영의 주요 기능으로 자리매김하고 있다. 즉, 과거 구매 활동이 단순히 필요 자재를 조달하는 것에 그쳤다면, 이제는 자재 구매를 통해 비용을 절감하고 이익을 창출하는 역할까지 확대되어 기업 경영에서 구매부문의 위상이 훨씬 높아졌다고 볼 수 있다.
셋째, 구매부문은 기업의 현금 흐름과 직결된다. 기업에 흘러들어오는 현금과 나가는 현금의 흐름을 관리하는데 있어 구매부문의 역할이 매우 중요하다. 구매 활동을 통해 소요되는 자금을 최소화하고 수취액을 극대화하는 것이 구매부문의 핵심 업무라 할 수 있다. 따라서 구매부문의 효율적 운영은 기업의 현금 흐름을 개선하고 경...
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