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1. 구매자재관리 총론
1.1. 구매 자재 관리 역할 및 집중 배경
기술발전의 심화, 소비자 니즈의 고도화, 글로벌시장(세계의 공장 중국)의 확대, 저성장의 시대, 아웃소싱 증가, 원가절감활동의 주역, 최적의 QCD(Quality, Cost, Delivery)가 구매 자재 관리 역할 집중 배경이다. 이에 따라 구매 관리가 기업경영의 주기능으로 부상하였으며, 이익창출자, 구매기술자, 국제무역의 주역, 막중한 원가담당자, 기업창구로서의 역할이 강조되고 있다. 또한 구매자재관리의 현대화(선진화)를 통해 이익창조구매, 구매선과의 공동 CD(Cost Down)분석과 VE 기술구매, 고품질화 전략, 정보구매와 체계적구매조사 등이 이루어지고 있다.
1.2. 구매 자재 관리 체계
구매 자재 관리 체계는 다음과 같다. 구매 관리는 구매관리(협의), 외주관리(용역, 서비스), 협력회사관리(SCM)로 구성되며, 재고 관리(협의의 자재관리)는 소요관리, 저장관리, 분배(운반물류)관리로 이루어진다. 구매 자재 관리 체계는 구매 관리와 재고 관리로 구분되며, 구매 관리에서는 협력회사와의 관계 관리가 중요하고 재고 관리에서는 소요, 저장, 분배 등 자재의 흐름을 관리한다. 구매 관리와 재고 관리는 유기적으로 연계되어 구매 자재 관리 체계를 이룬다. 이를 통해 기업은 계속성과 경제성을 추구할 수 있다. 또한 복수사업장에서는 사업장별 구매조직(분산 구매)과 본사 집중 구매조직으로 구매 자재 관리 체계를 구축할 수 있다. 이처럼 구매 자재 관리는 기업 내 주요 기능 중 하나로, 체계적인 관리를 통해 기업 이익 창출과 경영 효율성 제고에 기여한다.
1.3. 구매 자재 관리의 목표와 기본 업무순서
구매 자재 관리의 목표는 계속성과 경제성이다. 계속성이란 필요한 자재를 적시에 안정적으로 공급받는 것이며, 경제성이란 적정한 품질과 가격으로 자재를 조달하는 것이다. 구매 자재 관리의 기본 업무순서는 다음과 같다.
첫째, 계획 단계에서는 자재 소요를 예측하고 요구사항을 정의한다. 둘째, 조달 단계에서는 공급처를 선정하고 가격을 확정하여 발주한다. 셋째, 보관 단계에서는 자재를 저장하고 관리한다. 이와 같은 계획-조달-보관의 기본 업무순서를 통해 구매 자재 관리의 목표를 달성할 수 있다.
구매 자재 관리는 기업경영의 주된 기능 중 하나이며, 이익창출과 직결되는 중요한 활동이다. 과거에는 소비, 현금, 이익창조의 부속적 기능으로 인식되었으나, 현대에는 기업경영의 핵심 업무로 자리잡게 되었다. 따라서 구매 부문은 기업의 이익창출과 경쟁력 확보에 핵심적인 역할을 담당하고 있다.
1.4. 복수사업장에서의 구매조직 형태와 특징
복수사업장에서의 구매조직 형태와 특징은 다음과 같다.
사업장별 구매조직(분산 구매)은 빠른 조달 관리와 재고관리에 유리하며, 각 사업장 간 긴밀한 정보 소통이 가능하다. 반면 본사 집중 구매조직은 구매협상력(바잉파워) 확보와 구매 전문인력 육성, 일관된 구매방침 전개가 가능하다.
사업장별 구매조직은 각 사업장의 빠른 조달 관리와 긴밀한 재고관리가 가능하여 적시에 필요한 자재를 확보할 수 있다. 또한 사업장 간 긴밀한 정보 소통을 통해 효과적인 구매 의사결정이 가능하다.
반면 본사 집중 구매조직은 규모의 경제를 통한 구매협상력 확보와 구매 전문인력 육성, 일관된 구매방침 전개가 가능하다. 이를 통해 보다 효율적이고 체계적인 구매 관리가 가능하다.
또한 복수사업장의 경우, 사업장별 구매조직과 본사 집중 구매조직을 적절히 혼합하여 운영함으로써 각 방식의 장점을 극대화할 수 있다. 즉, 빠른 조달과 재고관리의 유연성, 그리고 구매협상력과 전문성을 동시에 확보할 수 있다.
1.5. 구매자재관리의 중요성
구매자재관리는 기업경영의 주요한 기능이 되었다. 이는 구매자재 관리가 기업이익의 주요한 원천이 되었기 때문이다. 과거에는 구매자재관리가 소비, 현금 등 부속적이고 종속적인 기능으로 여겨졌으나, 현대에는 이익창조와 원가절감의 주된 담당자가 되었다. 따라서 구매자재관리 부문은 Profit Center화 되어 기업경영의 주요 축을 이루고 있다.
또한 구매자재관리는 현금개념과 직결되어 있다. 즉, 구매자재관리 부문이 효율적으로 운영될수록 기업의 현금확보가 용이해지고, 이는 곧 기업이익으로 이어지게 된다. 이에 따라 구매자재관리 부문의 성과는 기업의 이익창출에 직접적인 영향을 미치게 되었다.
더불어 구매자재관리는 기업경영의 기본적 기능으로서 그 중요성이 부각되고 있다. 과거에는 단순히 구매요구에 따른 자재입고 및 출고 관리가 주된 업무였으나, 현대에는 품목지정, 분류, 수요계획 수립 등 보다 전략적이고 체계적인 관리가 요구된다. 이는 구매자재관리가 전문성을 가진 특수관리 영역으로 인식되고 있음을 의미한다.
이처럼 구매자재관리의 중요성은 기업이익의 원천, 현금개념화, 기업경영의 주요 기능 등 다양한 측면에서 부각되고 있다. 이에 따라 구매자재관리 부문의 전문성과 체계화가 더욱 강조되고 있다.
1.6. 구매자재관리의 현대화(선진화)
이익창조구매, 구매선과의 공동 CD(Cost Down)분석과 VE 기술구매, 고품질화 전략 → Fine Material(신제품, 개발품, Needs, 제조품 생산프로세스 접근)이다. 정보구매와 체계적구매조사로 품질 Up, Cost Down을 동시에 실현하는 것이 핵심이며, 구매외주정책을 통해 구매선의 집약, 재편성(Assembly 완성품, 일괄 발주, 단, 거래선 줄이는 게 목적은 아님)을 추진하고 있다.
이를 통해 구매 자재관리 부문이 기업경영의 주기능으로 부상하고 있다. 구매자는 이제 이익창출자, 구매기술자, 국제무역의 주역, 막중한 원가담당자, 기업창구 등 다양한 역할을 수행하게 되었다. 구매자재관리요원의 평가 시 경제적 건전성(자재비 지출 적정, 회사이익창출 공헌), 구매업무 생산성 향상, 상생과 기업이념 실현, 법률 준수 등 다각도의 관점에서 이루어지고 있다.
이러한 구매자재관리의 선진화는 급변하는 경영환경에 빠르게 대응하고 기업 경쟁력을 제고하는 데 핵심적인 역할을 하고 있다. 회사 이익의 원천이 되고 있는 구매 자재관리 부문의 중요성을 실감할 수 있다.
1.7. 구매자재관리요원의 책임
구매자재관리요원은 이익창출자, 구매기술자, 국제무역의 주역, 막중한 원가담당자, 기업창구로서의 다양한 역할을 수행한다. 첫째, 구매자재관리요원은 회사이익창출에 기여하는 이익창출자의 역할을 한다. 구매자재관리는 기업이익의 원천이 되므로 구매자재관리요원은 이익 증대를 위해 노력한다. 둘째, 구매자재관리요원은 구매기술자로서 전문적인 지식과 기술을 바탕으로 구매활동을 수행한다. 셋째, 글로벌 시장에서의 구매활동을 통해 국제무역의 주역으로 활동한다. 넷째, 구매가격, 구매비, 재고비 등 기업의 원가에 직접적인 영향을 미치는 막중한 원가담당자의 역할을 한다. 마지막으로 고객, 협력업체 등 대내외 이해관계자와의 창구 역할을 수행한다. 이처럼 구매자재관리요원은 다양한 역할과 책임을 지니고 있다.
구매자재관리요원의 업적평가는 경제적 건전성, 구매업무 생산성 향상, 공헌도, 상생과 기업이념 실현, 법률적 건전성, 윤리성 등 다각도로 이루어진다. 구매자재관리요원은 회사의 이익창출과 원가절감에 실질적으로 기여하여 경제적 건전성을 확보해야 하며, 구매 생산성 향상을 통해 가시적인 업적을 달성해야 한다. 또한 협력회사와의 상생과 기업이념 실현, 관련 법규 준수, 윤리적 행동 등 다양한 측면에서 건전성을 인정받아야 한다. 이를 통해 구매자재관리요원은 회사와 이해관계자 모두에게 긍정적으로 평가받을 수 있다.
1.8. 자재분류의 일반원칙
자재분류의 일반원칙은 다음과 같다.
자재 가감의 점진성은 자재분류에 있어 융통성을 가져야 한다. 분류집계의 포괄성은 모든 자재가 분류 기준 안에 들어갈 수 있도록 해야 한다. 자재분류의 해독성 또는 용이성은 누구나 분류 CODE를 이해할 수 있도록 하며, 코드가 짧을수록 취급이 용이하다. 또한 자재분류는 기계 처리에 적합해야 하며, 한 자재가 2개의 분류에 겹치지 않는 상호 배제성을 가져야 한다. 이처럼 자재분류는 점진적이고 포괄적이며 용이하고 기계 처리에 적합한 동시에 배타적인 특성을 지녀야 한다.
1.9. 식별을 위한 자재의 분류방법
식별을 위한 자재의 분류방법이다. 일련번호 부여방식은 자재에 순차적으로 1, 2, 3 등의 번호를 부여하는 방식이다. 블록번호 부여방식은 품종별로 번호군을 배정하는 방식이다. 그룹번호 부여방식은 대/중/소 분류에 따른 번호를 부여하는 방식이다. 유의숫자 부여방식은 자재의 무게, 길이 등 수치적 단위를 기호화하여 부여하는 방식이다.
이러한 자재 분류방법은 자재의 식별을 쉽게 하고, 전산처리를 원활하게 하기 위해 적용된다. 일련번호 방식은 순차적이라 단순하지만, 블록번호와 그룹번호 방식은 품종별 분...
