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1. 구매자재관리사 개요
1.1. 구매 자재 관리 역할과 배경
기술발전의 심화, 소비자 니즈의 고도화, 글로벌시장(세계의 공장 중국)의 확대, 저성장의 시대, 아웃소싱 증가 등으로 인해 구매 자재 관리의 역할이 더욱 집중되고 있다. 구매 자재 관리는 이익 창조의 새로운 수단이자, 자재비의 절감과 이익(원가절감 그대로 이익 전환)의 원천이 되고 있다. 또한 계속성, 경제성 등 구매 자재 관리의 목표 달성을 위한 기본 업무 순서가 중요해지고 있다. 복수사업장에 있어서는 사업장별 구매조직(분산 구매)과 본사 집중 구매조직의 특징이 각각 장단점을 가지고 있어, 이에 대한 적절한 대응이 필요하다. 구매 자재 관리는 기업경영의 주기능으로서, Profit Center화, 기업이익의 원천, 현금개념화 등의 중요성이 부각되고 있다. 과거에는 구매요구, 자재입고 → 자재출고의 부속적, 종속적 업무였으나 현대에는 품목지정, 분류, 수요 계획 → 불필요시 처리 등 전문영역으로 인식되고 있다. 이러한 구매 자재 관리 부문의 현대화(선진화)를 위해 이익창출구매, 구매선과의 공동 CD(Cost Down)분석과 VE(가치공학) 기술구매, 고품질화 전략 등이 추진되고 있다.
1.2. 구매 자재 관리 체계
구매 자재 관리는 구매 관리와 재고 관리로 구성된다. 구매 관리에는 구매관리(협의), 외주관리(용역, 서비스), 협력회사관리(SCM)가 포함된다. 재고 관리에는 소요관리, 저장관리, 분배(운반물류)관리가 포함된다. 구매 자재 관리의 목표는 계속성과 경제성이며, 기본 업무 순서는 계획(요구), 조달(협의), 보관(저장)이다. 복수사업장에서는 사업장별 구매조직(분산 구매)과 본사 집중 구매조직의 두 가지 방식을 선택할 수 있다. 사업장별 구매조직은 빠른 조달 관리와 재고관리에 유리하며, 본사 집중 구매조직은 구매협상력, 구매 전문인력 육성, 일관된 구매방침 전개에 유리하다.
구매자재관리는 기업경영의 주기능에 해당하며, 이익창출, 기업경영의 주기능, 기업경영의 주기능 등 다양한 의미를 지닌다. 현대적으로는 이익창조구매, 구매선과의 공동 CD(Cost Down)분석과 VE 기술구매, 고품질화 전략, 정보구매와 체계적구매조사 등의 방식으로 발전하고 있다. 구매자재관리요원의 책임에는 이익창출자, 구매기술자, 국제무역의 주역, 막중한 원가담당자, 기업창구 등이 포함된다.
자재분류의 일반원칙에는 자재 가감의 점진성, 분류집계의 포괄성, 해독성 또는 용이성, 기계 처리의 척부와 상호 배제성 등이 있다. 식별을 위한 자재의 분류방법에는 일련번호 부여방식, Block번호 부여방식, Group번호 부여방식, 유의숫자 부여방식 등이 있다. 구매 자재 관리 관련 기법으로 가치 공학(VE, Value Engineering)이 활용되며, 이를 통해 최저의 원가로 필요한 기능을 성취할 수 있다.
1.3. 구매 자재 관리의 목표와 기본 업무 순서
구매 자재 관리의 목표는 계속성과 경제성이다. 구매 자재 관리의 기본 업무 순서는 계획(요구), 조달(협의), 보관(저장)이다. 먼저 구매할 자재의 필요성을 파악하고, 공급처를 선정하여 구매를 진행한다. 그리고 구매한 자재를 적절하게 보관하여 관리하는 것이 구매 자재 관리의 기본적인 흐름이다.
계획(요구) 단계에서는 소비자의 요구를 파악하고 이를 반영하여 구매가 필요한 자재를 선정한다. 조달(협의) 단계에서는 공급처를 선정하고 구매 계약을 체결하여 자재를 구매한다. 보관(저장) 단계에서는 구매한 자재를 적절한 상태로 보관하여 관리한다. 이러한 일련의 과정을 통해 구매 자재 관리의 목표인 계속성과 경제성을 달성할 수 있다.
구매 자재 관리는 기업 경영의 주요 기능 중 하나로, 자재 구매 및 관리 전략이 기업의 이익 창출과 직결된다. 따라서 구매 자재 관리 부문의 전문화와 체계화가 중요하며, 계획-조달-보관의 기본 업무 순서를 효율적으로 관리하는 것이 핵심이다.
1.4. 복수사업장에서의 구매조직 형태 및 특징
사업장별 구매조직(분산 구매)은 빠른 조달 관리와 재고관리에 유리하다. 각 사업장별로 구매 조직을 운영하면, 현장의 소요에 민첩하게 대응할 수 있고 재고 상황을 실시간으로 파악할 수 있다. 이를 통해 긴급한 수요에 대한 신속한 조달이 가능하다. 또한 각 사업장 간의 긴밀한 정보 소통으로 정확한 수요 예측과 효율적인 재고관리가 가능하다.
본사 집중 구매조직은 구매협상력(바잉파워)과 구매 전문인력 육성, 일관된 구매방침 전개에 유리하다. 본사에 구매 기능을 집중시키면 규모의 경제를 통해 더 유리한 구매 조건을 확보할 수 있다. 또한 구매 실무 전문가를 체계적으로 육성할 수 있고, 전사적 차원에서 일관된 구매 방침을 수립하여 운영할 수 있다. 이를 통해 구매 활동의 효율성과 통일성을 높일 수 있다.
이처럼 복수 사업장에서는 현장 대응성과 정보 소통을 중시하는 분산 구매 방식과, 규모의 경제와 전문성을 추구하는 본사 집중 구매 방식의 장단점이 공존한다. 기업은 이러한 상황을 고려하여 자사에 가장 적합한 구매조직 형태를 선택해야 한다.
1.5. 구매자재관리의 중요성
구매 자재 관리는 기업의 이익 창출을 위해 매우 중요한 역할을 한다. 첫째, 구매 자재 관리는 자재비 절감과 이익 증대에 직접적인 영향을 미치는데, 자재비 절감은 그대로 기업의 이익으로 이어진다. 둘째, 구매 자재 관리는 기업의 현금 개념화를 실현하는 데 기여한다. 현금은 기업 유동성과 직결되어 있어 구매 자재 관리의 효율화는 이를 높일 수 있다. 셋째, 구매 자재 관리는 기업경영의 주요 기능 중 하나로 여겨진다. 과거에는 소비의 개념이었으나 현대에는 이익 창출의 핵심 기능으로 인식되고 있다. 넷째, 구매 자재 관리 부문의 현대화와 전문화로 인해 구매자재관리사의 역할과 책임이 더욱 중요해졌다. 구매자는 이익 창출자, 구매 기술자, 국제무역의 주역, 원가 담당자, 기업의 창구 역할을 한다. 다섯째, 구매 자재 관리에 대한 체계적이고 과학적인 관리가 중요해졌다. 자재 분류, 가치공학(VE) 기법, ABC 분석 등의 적용을 통해 효율적인 구매 자재 관리가 이루어져야 한다. 이처럼 구매 자재 관리는 기업의 이익 창출과 경영 활동에 지대한 영향을 미치는 핵심 기능이라고 할 수 있다.
1.6. 구매자재관리 부문의 현대화(선진화)
기업은 급변하는 경영환경에 적응하고 경쟁력을 확보하기 위해 구매자재관리 부문의 현대화(선진화)를 추진하고 있다. 이익창조구매, 구매선과의 공동 CD(Cost Down)분석과 VE(가치공학) 기술구매, 고품질화 전략 등을 통해 구매자재관리 부문을 선진화하고 있다. 특히, 신제품, 개발품, 소비자 니즈에 부합하는 제품을 개발하는 Fine Material 전략을 추구함으로써 품질 향상과 원가 절감을 동시에 실현하고 있다. 또한, 정보구매와 체계적 구매조사를 통해 구매 의사결정의 정확성을 높이고 있다. 이와 함께 구매외주정책을 통해 거래선을 집약하고 재편성하여 조달의 효율성을 높이고 있다. 이러한 노력을 통해 구매자재관리 부문은 기업의 이익창출과 공헌도를 제고하는 핵심적인 역할을 담당하고 있다. 이처럼 구매자재관리 부문의 현대화(선진화)는 기업의 경쟁력 강화와 지속 가능한 성장을 위해 필수적인 전략이라 할 수 있다.
1.7. 구매자재관리요원의 역할과 책임
구매자재관리요원은 이익창출자, 구매기술자, 국제무역의 주역, 막중한 원가담당자, 기업창구로서의 역할을 한다. 이익창출자로서 자재비 지출의 적정성과 회사이익 창출에 공헌한다. 구매기술자로서 구매업무 생산성 향상에 기여한다. 국제무역의 주역으로 국제거래와 관련된 전문가로서의 역할을 수행한다. 막중한 원가담당자로서 구매업무와 원가 절감 활동을 주도한다. 기업창구로서 거래선과 연결되어 기업의 이미지 제고에 노력한다.
또한 구매자재관리요원은 경제적, 구매업무 생산성, 법률적, 윤리적 측면에서 평가받는다. 경제적 건전성은 자재비 지출의 적정성과 회사 이익 창출 공헌도를 기준으로 평가된다. 구매업무 생산성 향상을 위한 노력도 평가 대상이 된다. 법률적 건전성은 하도급공정거래법, 인지세법, 부가가치세법 등 관련 법규 준수 여부로 판단된다. 윤리적 건전성은 상생, 기업이념 실천 등을 기준으로 평가된다.
1.8. 자재분류의 일반원칙
자재 가감의 점진성 = 융통성이 있어야 한다. 자재 분류 집계의 포괄성으로 모든 자재가 분류 기준 안에 들어갈 수 있도록 해야 한다. 자재 분류의 해독성 또는 용이성으로 누구나 분류 코드를 보면 이해할 수 있도록 하며, 코드가 짧을수록 취급이 용이하다. 자재 분류는 기계 처리의 척부와 상호 배제성이 있어야 하므로, 전산처리가 잘되도록 하고 한 자재가 2개 분류에 겹치지 않게 해야 한다.
자재 분류 시 점진성을 가져야 하며, 모든 자재가 분류 기준에 포함될 수 있도록 포괄성을 갖추어야 한다. 또한 누구나 이해할 수 있도록 해독성과 용이성을 확보하고, 전산처리가 가능하도록 기계 처리의 척부와 상호 배제성을 고려해야 한다.
1.9. 식별을 위한 자재의 분류방법
자재의 효과적인 식별을 위해 다양한 분류 방법이 사용된다. 일련번호 부여방식은 자재에 순차적인 번호를 매겨 구분하는 방식이다. 블록번호 부여방식은 품종별로 번호군을 배정하여 분류한다. 그룹번호 부여방식은 대중소분류 체계를 활용하여 분류하는 방법이다. 예를 들어 2000 재료, 2100 금속재료, 2110 강재와 같이 체계적으로 분류할 수 있다. 유의숫자 부여방식은 자재의 수치적 특성, 예를 들어 무게나 길이 등을 기호...
