본문내용
1. 임원 변경 개요 및 의사록
1.1. 용어 정리
'임원'은 주주총회에서 선임되어 등기된 이사와 감사를 의미한다. 회사와 임원은 위임관계에 있다. 상근여부는 임원보수 책정 시 차등의 근거로 사용되며, 등기여부에 따라 등기임원과 비등기임원(집행임원)으로 구분된다. 직무내용에 따라 이사와 감사로 나뉜다.
'사임'은 임원 스스로 그만두는 것을 말하며, '퇴임'은 임기가 끝나는 것을 의미한다. '해임'은 주주총회 결의에 의해 강제로 물러나는 것을 뜻한다.
사임은 사임서 제출로, 퇴임은 임기에 따라 자동으로 결정되며, 해임은 주주총회 특별결의로 이루어진다. 다만 대표이사의 경우 해임 시 법원의 주주총회 소집 허가를 받아야 한다.
1.2. 선임절차
주식회사의 임원 선임절차는 다음과 같다. 주식회사의 임원은 주주총회에서 선임된다. 주주총회 소집통지서에 회의목적으로 임원선임을 명기하여 통지한 후, 주주총회에서 보통결의(출석주식수의 과반수 찬성, 발행주식총수의 4분의 1이상의 찬성)로 선임된다. 단, 감사 선임의 경우 주주의 의결권이 제한되어 3% 룰이 적용된다. 이사회 결의로 대표이사를 선임할 수 있다. 임원 선임은 당해 임원의 승낙이 있어야 유효하며, 회사와의 임용계약이 체결된 후에 임원의 지위를 취득하고 회사와 위임관계가 성립한다. 임원 선임은 임원 변경에 관한 등기 절차를 마쳐야 완전한 효력을 가진다.
1.3. 퇴임(임기만료)과 사임
임원의 퇴임(임기만료)과 사임은 다음과 같다.
임원은 임기가 만료되면 퇴임한다. 이사의 임기는 정관에 3년을 초과하지 않는 기간으로 자유롭게 정할 수 있다. 즉, 임원의 임기가 만료되면 자동적으로 퇴임하게 된다.
한편 임원은 언제든지 자유롭게 사임할 수 있다. 사임 의사표시는 단독행위로써 상대방의 승낙을 요하지 않으며, 회사의 대표자에게 도달한 때에 효력이 발생한다. 다만 불리한 시기에 사임하여 회사에 손해가 발생하였을 때는 배상책임이 있다.
1.4. 해임
임원은 주주총회나 재판에 의해 해임될 수 있다. 먼저 주주총회는 특별결의로 언제든지 임원을 해임할 수 있다. 특별결의 요건은 출석한 주주의 3분의 2가 찬성하고, 발행주식총수의 1/4 이상의 찬성이다. 따라서 주주총회는 정당한 이유 없어도 임원을 해임할 수 있으며, 이사의 임기를 정한 경우에도 정당한 이유 없이 임기 만료 전에 이사를 해임하면 회사는 해임으로 인한 손해배상 청구를 당할 수 있다.
한편 이사의 임기를 정한 경우 정당한 이유 없이 이사를 해임하면 이사는 회사에 대하여 해임으로 인한 손해배상을 청구할 수 있다. 이때 정당한 이유에는 법령, 정관 위배뿐만 아니라 직무의 현저한 부적임도 포함된다고 해석된다. 손해배상의 액은 통상 잔여임기의 보수로 볼 수 있다.
주주총회에서 대표이사를 해임하면 자동 퇴임하게 되지만, 실무적으로 대표이사가 주주총회 소집절차에 응할 리가 없고 대표이사 도움 없이 주주총회 의사록을 공증하기 어려운 문제가 있다. 이를 해결하기 위해 법원의 주주총회 소집 허가 결정으로 진행하게 된다.
주주의 임시주주총회 소집청구(3~4주 소요), 법원의 주주총회 소집허가(1~2개월 소요), 임시주주총회 소집통지(11~15일 소요), 주주총회에서 해임결의/특별결의, 주식회사 변경 등기(주주총회일로부터 2주 이내) 등의 절차로 대표이사를 해임할 수 있다.
따라서 임원은 주주총회의 특별결의로 정당한 이유 없이도 해임될 수 있으나, 이사의 경우 정당한 이유 없는 해임에 대해 손해배상 청구가 가능하며, 대표이사 해임 시에는 법원의 주주총회 소집 허가 결정 등 실무적 절차가 필요하다고 볼 수 있다.
1.5. 의사록
1.5.1. 주주총회
주주총회는 일정시점에 당해 회사의 주식을 소유한 주주들이 모여 회사의 주요 사항을 의논하고 결정하는 최고 의사결정기관이다. 주주총회는 소집시기에 따라 정기주주총회와 임시주주총회로 분류되며, 정기주주총회는 매 결산일로부터 3개월 내에 개최되어 재무제표 승인, 임원 선임, 정관변경 등을 결의한다. 임시주주총회는 긴급한 안건이 발생할 경우 수시로 개최된다. 주주총회의 결의사항은 상법상 보통결의, 특별결의, 특수결의로 나뉘며, 정관에 정한 사항도 결의가 필요하다.
주주총회 소집은 이사회, 소수주주, 감사, 법원 등이 할 수 있으며, 소집 시 주주명부 폐쇄와 기준일을 설정해야 한다. 주주총회 소집절차로는 회의 목적 사항을 기재한 통지서를 각 주주에게 서면으로 발송하는 것이 필요하다. 주주는 총회에 직접 참석하여 의결권을 행사할 수 있고, 대리인을 선임하여 의결권을 행사할 수도 있다.
주주총회 의사와 결의에는 성립요건과 결의요건이 있다. 의사 정족수는 보통결의의 경우 발행주식총수의 4분의 1 이상, 특별결의는 출석주주 의결권 3분의 2 이상이 필요하다. 주주총회 진행은 출석 주주 확인, 개회선언, 보고사항 처리, 의안 처리, 폐회선언 순으로 이루어진다.
주주총회를 마친 후에는 의사록을 작성하여 등기 신청하고, 결산 공고, 배당금 지급 등의 후속 절차를 거쳐야 한다. 이처럼 주주총회는 회사의 중요한 의사결정을 내리는 법정 필수 절차로, 회사 경영에 있어 매우 중요한 역할을 한다.
1.5.2. 이사회
이사회는 회사의 업무집행을 결정하는 최고 의사결정기관이다. 이사회는 주주총회와 달리 회사의 운영과 관련된 실질적인 의사결정을 담당한다. 즉, 이사회는 임원 선임 및 해임, 대표이사 선임, 정관 변경, 자본 변동과 같은 중요한 경영 사안을 결정한다.
이사회 운영과 관련된 구체적인 내용은 다음과 같다. 첫째, 이사회 소집은 통상 이사회 개최일 1주일 전에 각 이사에게 소집통지서를 발송하여 이루어진다. 다만 정관에 더 짧은 기간이 정해져 있다면 그 기간에 따라 소집할 수 있다. 자본금 10억 원 미만이고 이사회가 없는 주식회사의 경우 대표이사가 주주총회 소집통지를 발송할 수 있다.
둘째, 이사회 의사록에는 이사회의 구성과 결의 내용이 기재된다. 예를 들어 이사회에서 대표이사 선임 결의를 하는 경우, 출석 이사 수, 선임된 대표이사의 성명 등이 의사록에 기재된다. 이사회 의사록은 이사회 종료 후 2주 이내에 등기해야 한다.
셋째, 이사회 소집절차를 생략하는 경우도 있다. 이사 전원이 서면으로 동의하면 이사회 소집절차를 생략할 수 있다. 이때 이사회를 개최하는 장소, 일시, 안건 등을 적은 동의서를 작성하여 이사 전원이 서명하면 된다.
이와 같이 이사회는 회사 운영의 핵심적인 역할을 담당하며, 관련 절차와 규정을 준수하여 운영되어야 한다.
1.6. 사임서, 취임승낙서 양식
1.6.1. 대표이사 사임서 양식
대표이사 사임서 양식은 다음과 같다.
주식회사 [ 00 ] 귀중
사 임 서
본인은 개인적인 사정에...
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