본문내용
1. 구매자재관리 개요 및 실무
1.1. 구매 자재관리의 일반
1.1.1. 구매 자재 관리 역할
구매 자재 관리 역할은 기술발전의 심화, 소비자 니즈의 고도화, 글로벌시장의 확대, 저성장의 시대, 아웃소싱 증가 등과 같은 배경에 집중되어 있다. 이에 따라 구매 자재 관리는 기업의 이익창출의 새로운 수단이 되었으며, 기업경영의 주요 기능으로 자리잡게 되었다.
구매 자재 관리의 역할은 크게 다음과 같이 정리할 수 있다. 첫째, 구매 자재 관리는 품질, 원가, 납기 등 최적의 QCD(Quality, Cost, Delivery) 달성을 위해 중요한 역할을 한다. 둘째, 구매 자재 관리는 기업 이익의 원천이 되며, 현금개념화와 관련된다. 셋째, 구매 자재 관리는 기업경영의 주요 기능으로 자리잡으며, 단순한 구매요구-자재입고-자재출고의 활동을 넘어 수요 계획, 불필요 시 자재 처분 등 적극적인 관리 역할을 수행한다. 넷째, 구매 자재 관리는 전문영역으로 인식되며, 이익창출자, 구매기술자, 국제무역의 주역, 원가담당자, 기업창구 등의 역할을 담당한다.
즉, 구매 자재 관리는 기업의 이익창출과 효율적 운영을 위한 핵심적인 역할을 수행하고 있다고 볼 수 있다.
1.1.2. 구매 자재 관리 체계
구매 자재 관리 체계는 크게 '구매 관리'와 '재고 관리'로 나눌 수 있다. 구매 관리에는 구매 관리(협의), 외주 관리(용역, 서비스), 협력회사 관리(SCM)가 포함되며, 재고 관리에는 소요 관리, 저장 관리, 분배(운반 물류) 관리가 포함된다.
구매 관리는 기업 내부에서 구매 계획을 수립하고, 구매 협상을 통해 계약을 체결하며, 구매 발주 및 납품 관리 등의 업무를 수행한다. 외주 관리는 기업의 핵심 역량이 아닌 업무를 외부 업체에 위탁하여 처리하는 것을 말한다. 협력회사 관리는 공급망 관리(SCM) 차원에서 협력회사와의 긴밀한 관계를 유지하며 상호 발전을 도모하는 것을 의미한다.
한편 재고 관리에서는 생산 및 판매 계획에 기반하여 자재의 소요를 관리하고, 창고에 보관하며, 고객에게 배송하는 과정을 체계적으로 관리한다. 재고 관리를 통해 적정 재고 수준을 유지하고 자금 운용의 효율성을 높일 수 있다.
이처럼 구매 자재 관리 체계는 기업 내부의 구매 기능과 외부 협력업체와의 거래 관리, 그리고 재고 관리의 전 과정을 통합적으로 다루는 개념이다. 효과적인 구매 자재 관리 체계 구축을 통해 기업은 구매 비용을 절감하고 고객 서비스 수준을 제고할 수 있다.
1.1.3. 구매 자재 관리의 목표
구매 자재 관리의 목표는 계속성, 경제성이다. 구체적으로 살펴보면 다음과 같다.
첫째, 계속성이다. 구매 자재 관리는 생산활동과 판매활동을 계속적으로 뒷받침하여 원활한 기업 활동을 유지하는 것을 목표로 한다. 생산 공정에 필요한 자재를 적시에, 적절한 수량으로 조달하여 생산 중단이나 지연을 방지하고, 고객 수요에 맞춰 제품을 공급함으로써 기업의 계속성을 확보하는 것이 중요하다.
둘째, 경제성이다. 구매 자재 관리는 자재 조달 및 관리에 소요되는 비용을 최소화하여 기업의 수익성을 개선하는 것을 목표로 한다. 적정한 재고 수준 유지, 불필요한 재고 최소화, 구매 단가 절감 등을 통해 자재 비용을 절감하고 기업의 경제성을 높이는 것이 핵심이다.
이처럼 구매 자재 관리의 목표는 생산 및 판매 활동의 계속성을 유지하면서도, 자재 관리에 소요되는 비용을 최소화하여 기업의 수익성을 개선하는 것이다. 이를 위해 자재 소요 계획, 구매, 재고 관리 등 구매 자재 관리 전반의 효율성을 높이는 것이 중요하다.
1.1.4. 구매조직 형태 및 특징
구매조직 형태 및 특징은 다음과 같다.
복수사업장에서의 구매조직은 사업장별 구매조직(분산 구매)과 본사 집중 구매조직의 두 가지 유형으로 구분된다. 사업장별 구매조직은 각 사업장별로 구매부서를 두는 방식으로, 이를 통해 빠른 조달 관리와 재고관리가 가능하다는 특징이 있다. 또한 사업장 간 긴밀한 정보 소통이 이루어질 수 있다. 반면 본사 집중 구매조직은 구매협상력(바잉파워)과 구매 전문인력 육성, 일관된 구매방침 전개 등의 장점이 있다.
이와 같은 구매조직 유형의 선택은 기업의 상황과 특성에 따라 달라질 수 있다. 예를 들어 신속한 조달과 재고관리가 중요한 경우 사업장별 구매조직이, 구매협상력과 전문성 확보가 중요한 경우 본사 집중 구매조직이 더 적합할 수 있다. 또한 기업 규모가 큰 경우에는 본사 집중 구매조직이 보다 효과적일 것으로 보인다.
구매조직 형태와 관련하여 주목할 점은 시간이 지남에 따라 구매의 역할과 중요성이 변화해왔다는 것이다. 과거에는 구매가 종속적이고 부속적인 기능으로 인식되었으나, 최근에는 기업이익의 원천이자 기업경영의 주요 기능으로 자리잡고 있다. 이에 따라 구매부서의 독립성과 권한이 강화되고 있으며, 구매조직도 이러한 변화에 발맞춰 발전하고 있다.
1.1.5. 구매자재관리의 중요성
구매자재관리의 중요성은 오늘날 기업경영의 주기능이 되고 있다. 과거에는 구매 활동이 단순히 소비 현금, 재고, 이익 등의 종속적 기능이었으나, 현대에는 Profit Center화되어 기업이익의 원천이자 현금개념화되면서 핵심적 지위를 차지하고 있다.
구매자재관리는 기업 전체적인 관점에서 원가절감과 경쟁우위 확보에 중요한 역할을 담당한다. 구매부문은 기업의 전체 매출액 중 상당 부분을 차지하는 자재비를 관리하여, 이를 절감함으로써 직접적으로 이익을 창출할 수 있다. 구매담당자의 구매 기술과 노하우, 거래선과의 관계 관리 등을 통해 원가를 절감하고 품질을 개선할 수 있다.
또한 구매자재관리는 기업 경영의 주요 기능으로 자리잡고 있다. 구매부문은 구매요구에서부터 자재 입고, 출고에 이르는 전 과정을 관리하며, 원자재 조달, 재고관리, 물류 등 기업 전반에 걸친 활동을 총괄한다. 따라서 구매부문의 효율적인 관리는 기업 전체의 생산성과 경쟁력 향상으로 직결된다.
더욱이 오늘날 글로벌 경쟁이 심화되고 신속한 대응이 요구되면서, 구매자재관리의 역할과 중요성은 더욱 커지고 있다. 구매담당자는 최신 구매기술과 정보를 바탕으로 신속한 조달, 적정 재고관리, 공급선 관리 등을 통해 기업의 경쟁력을 높일 수 있다.
결론적으로 구매자재관리는 기업의 핵심 기능으로 자리잡았으며, 구매담당자의 전문성과 노력을 통해 기업의 이익창출과 경쟁우위 확보에 크게 기여한다고 볼 수 있다.
1.1.6. 구매자재관리요원의 책임
구매자재관리요원의 책임은 다음과 같다.
첫째, 구매자재관리요원은 이익창출자이다. 구매자재관리요원은 구매활동을 통해 기업의 이익창출에 크게 기여한다. 적정한 가격에 필요한 자재를 구입하고 이를 통해 제품 생산 및 판매 활동에 활용함으로써 전반적인 기업 이익 향상에 핵심적인 역할을 한다. 따라서 구매자재관리요원은 기업의 이익 증대를 위한 중요한 책임을 지고 있다고 볼 수 있다.
둘째, 구매자재관리요원은 구매기술자이다. 구매활동은 단순히 자재를 구입하는 것에 그치지 않고 적정한 품질, 수량, 납기 등을 확보하기 위한 다양한 기술적 역량이 요구된다. 구매자재관리요원은 이러한 구매 기술을 보유하고 실행하는 책임을 지고 있다. 뿐만 아니라 공급업체와의 협상력 확보, 계약 체결, 클레임 처리 등 구매 전반에 걸친 기술력을 발휘해야 한다.
셋째, 구매자재관리요원은 국제무역의 주역이다. 글로벌 시장에서의 구매활동이 활발해짐에 따라 구매자재관리요원은 국내외 시장 동향 파악, 국제 규제 및 절차 이해, 환율 변동 대응 등 국제무역 전반에 걸친 전문성을 갖추어야 한다. 이를 통해 해외 공급업체와의 효과적인 거래를 추진하고 기업의 국제 경쟁력 확보에 기여해야 한다.
넷째, 구매자재관리요원은 막중한 원가담당자이다. 구매활동을 통해 직접적으로 발생하는 원재료비, 부품비 등의 원가를 관리하는 책임을 지고 있다. 또한 구매와 연관된 제반 비용들, 예를 들어 운송비, 보관비, 검사비 등의 간접 비용까지도 종합적으로 관리하여 전체 구매 원가를 최소화해야 한다.
다섯째, 구매자재관리요원은 기업의 창구 역할을 한다. 구매활동은 공급업체와 기업 간의 접점이 되므로, 구매자재관리요원은 공급업체와 기업 간의 원활한 의사소통과 협력 관계 구축을 위한 책임을 지고 있다. 이를 통해 기업의 이미지와 신뢰도 제고에도 기여할 수 있다.
종합하면, 구매자재관리요원은 기업의 이익 창출, 구매 기술 발휘, 국제무역 추진, 원가 관리, 대외 창구 역할 등 다양한 책임을 지고 있다고 볼 수 있다. 이러한 책임을 성실히 수행함으로써 기업의 경영 성과 개선과 경쟁력 제고에 크게 기여할 수 있다.
1.1.7. 자재분류의 일반원칙
자재분류의 일반원칙은 자재 가감의 점진성, 분류집계의 포괄성, 해독성 또는 용이성, 기계 처리의 척부와 상호 배제성으로 나타낼 수 있다.
먼저, 자재 가감의 점진성은 자재분류 시 융통성을 확보하기 위한 것이다. 모든 자재를 일괄적으로 분류하기 보다는 점진적으로 분류 기준을 마련하여 유동성을 확보할 필요가 있다는 의미이다.
분류집계의 포괄성은 모든 자재가 분류 기준 내에 포함될 수 있도록 하는 것이다. 분류 기준이 너무 구체적이거나 제한적이면 일부 자재가 분류되지 않을 수 있으므로, 포괄적인 기준을 마련해야 한다.
해독성 또는 용이성은 누구나 분류 코드만 보고도 이해할 수 있도록 코드를 짧고 직관적으로 만드는 것을 의미한다. 이를 통해 분류 체계의 활용성과 편의성을 높일 수 있다.
마지막으로 기계 처리의 척부와 상호 배제성은 전산처리가 용이하도록 코드를 설계하고, 한 자재가 2개 이상의 분류에 속하지 않도록 상호 배타적으로 구분하는 것이다. 이를 통해 효율적인 전산화가 가능해진다.
이처럼 자재분류의 일반원칙은 자재관리의 효율성과 편의성 제고를 위해 마련된 것으로, 실제 구매 및 자재관리 업무에서 중요하게 고려되어야 한다.
1.1.8. 자재의 분류방법
자재의 분류방법에는 일련번호 부여방식, Block번호 부여방식, Group번호 부여방식, 유의숫자 부여방식 등이 있다.
일련번호 부여방식은 자재에 순차적으로 1, 2, 3 식으로 번호를 부여하는 방식이다. Block번호 부여방식은 품종별로 번호군을 배정하는 방식이며, Group번호 부여방식은 대중소분류에 따라 숫자를 부여하는 방식이다. 예를 들어 2000번대는 재료, 2100번대는 금속재료, 2110번대는 강재로 구분할 수 있다. 유의숫자 부여방식은 자재의 무게, 길이 등 수치적 단위를 기호화하는 방식이다. 예를 들어 4000번대는 마대, 4025번대는 25kg 마대를 나타낼 수 있다.
이와 같은 다양한 분류방식을 통해 자재를 효과적으로 식별하고 관리할 수 있다. 자재 분류의 일반적인 원칙은 자재 가감의 점진성, ...
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