본문내용
1. 문서 개요
1.1. 문서의 필요성과 목적
문서의 필요성과 목적은 다음과 같다.
사무관리 업무의 대부분이 문서와 관련되어 있으며, 오늘날 IT기기의 발달로 전자화된 사무자동화기기가 빠르게 보급되면서 사무 활동 매체가 급격히 발전하고 있으나 기본적인 매체는 여전히 문서라고 할 수 있다. 문서에 대한 광의의 개념은 문자나 기호 등으로 인간의 의사 또는 사물의 상태, 관계 또는 현상 등을 지면을 이용해 표시한 기록으로 설명할 수 있으며, 협의의 개념에서는 행정이나 경영에 관계된 인간의 의사 또는 사물의 상태·관계·현상 등을 기록한 기록물이라고 정의할 수 있다.
문서의 주요 기능은 의사전달과 의사보존이며, 내용이 복잡하여 문서 없이는 업무처리가 곤란할 때, 사무처리 결과의 증빙자료로서 문서가 필요할 때, 사무처리 형식상 또는 체제상 문서의 형식이 필요할 때, 내용을 분명히 나타내야 할 때, 사무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서에 의한 의사소통이 필요할 때, 사무처리 결과를 일정기간동안 보존할 필요가 있을 때 등에 문서가 필요하다.
그러나 모든 사무 활동이 반드시 문서가 있어야 하는 것은 아니며, 내용이 간단한 경우에는 구두, 전화, 게시판, 구내방송 등 간단한 수단을 활용하여 문서가 과다하게 생산·유통되지 않도록 해야 한다. 반면에 문서작성을 반드시 해야 할 사항을 귀찮다거나 고의로 문서작성을 회피함으로써 중요한 사항이 기록으로 남지 않아 정보의 축적이 되지 못하거나 업무의 연속성이 없어서는 안 된다.
1.2. 문서관리의 정의와 중요성
문서관리의 정의와 중요성은 다음과 같다.
문서관리는 조직체의 활동과 관련하여 작성 또는 접수된 문서를 일정한 절차와 규칙에 따라 보관하고 정리하며, 필요시 신속하게 활용할 수 있도록 관리하는 것이다. 문서는 행정이나 경영에 관계된 인간의 의사 또는 사물의 상태·관계·현상 등을 기록한 기록물로, 문서에 대한 광의의 개념은 문자나 기호 등으로 인간의 의사 또는 사물의 상태, 관계 또는 현상 등을 지면을 이용해 표시한 기록으로 설명할 수 있다.
문서관리가 중요한 이유는 다음과 같다. 첫째, 문서량 증가의 억제와 함께 주기적으로 일정량을 폐기하는 관리활동이 필요하다. 둘째, 문서의 신속, 정확한 처리로 의사결정이 신속하고 정확하게 이루어지도록 해야 한다. 셋째, 정보의 효과적 이용을 위해 문서를 필요로 하는 사람이 언제든지 이용할 수 있도록 문서의 공동 활용체를 갖추어야 한다. 넷째, 문서취급에 따른 경비절감의 필요성이 있다. 따라서 문서관리는 문서의 효율적인 활용과 비용 절감을 위해 필수적인 활동이라고 볼 수 있다.
2. 문서의 개념과 특성
2.1. 문서의 정의와 구분
문서의 정의와 구분은 다음과 같다.
일반적인 개념과 달리 사무관리 측면에서의 문서는 조직체의 활동과 관련하여 작성 또는 접수된 문서로서 사무처리 상의 일정한 절차를 진행 중이거나 완료한 일체의 기록물이라고 정의할 수 있다. 문서의 개념은 광의와 협의로 구분할 수 있는데, 광의의 개념은 문서 또는 이에 대신할 수 있는 읽을 수 있는 부호를 사용하며, 어느 정도 영속할 수 있는 물체 상에 기재된 의사 또는 관념의 표시를 의미한다. 협의의 문서는 광의의 문서 가운데 발음적 부호를 쓴 것을 말한다. 과거에는 지면에 의한 문자 기록만을 문서로 인정하였으나 최근에는 도화, 부호, 마이크로필름, 디스켓, 테이프, 광 디스켓 등도 문서로 인정하고 있다."
2.2. 문서의 기능과 유형
문서의 기능과 유형은 다음과 같다.
문서의 기능은 의사전달과 의사보존이다. 내용이 복잡하여 문서 없이는 업무처리가 곤란할 때, 사무처리 결과의 증빙자료로 문서가 필요한 때, 사무처리 형식상 또는 체제상 문서의 형식이 필요한 때, 내용을 분명히 나타내야 할 때, 사무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서에 의한 의사소통이 필요한 때, 사무처리 결과를 일정기간 동안 보존할 필요가 있을 때 등의 경우에 문서가 필요하다. 그러나 모든 사무 활동이 반드시 문서가 있어야 하는 것은 아니며, 내용이 간단한 것은 구두, 전화, 게시판, 구내방송 등 간단한 수단을 활용하여 문서가 과다하게 생산·유통되지 않도록 한다."
문서의 유형은 작성주체, 유통대상, 문서처리 단계, 문서의 성질에 따라 구분된다. 작성주체에 따른 분류로는 공문서와 사문서가 있다. 공문서는 행정기관 또는 공무원이 그 직무상 작성 또는 접수한 문서를 말하며, 사문서는 개인이 사적인 목적을 위해 작성한 문서를 의미한다. 유통대상에 따른 분류로는 대내문서와 대외문서가 있다. 대내문서는 조직체의 내부에서 지시·명령 또는 협조를 하거나 보고 또는 통지를 위해 수발되는 문서이며, 대외문서는 국민이나 단체...
