본문내용
1. 비서의 역할과 업무
1.1. 비서의 정의
비서는 현대에 와서 굉장히 높은 중요성을 가지는 직업군이라 할 수 있다. 어떤 일에 있어 단순한 구조의 기업이 상당 수 존재했던 과거와 달리 오늘 날의 기업은 상당히 복잡한 체계의 구조로 이루어진 거대기업들이 많기 때문에 단순히 CEO 혼자서 이끌기에는 분명 한계가 있다. 여기서 비서의 필요성과 진가가 확인되는 것이다. 비서는 CEO 혹은 그 밖의 상사의 옆을 보좌해주는 것뿐만이 아닌 그 사람들의 대외적인 업무 스케줄 즉, 회의 관리, 커뮤니케이션 관리. 출장 관리, 경조사 관리 등 공적 업무에서부터 비공식 업무 또한 신경 써야 하는 사람이다.
1.2. 비서의 역할
1.2.1. 조직구성원으로서의 역할
비서는 조직 대표와 함께 대외적 업무를 수행하는 경우가 많기 때문에 비교적 높은 지위에 있는 사람과의 접촉이 빈번하다. 이는 곧 비서들의 말과 행동이 해당 조직의 이미지를 좌우하는 것을 의미한다. 따라서 비서는 조직의 대표자로서 역할을 수행하며, 조직의 분담된 업무를 충실히 이행하고 원활한 인간관계를 형성하려 노력해야 한다. 즉, 비서는 조직구성원으로서의 역할을 통해 조직의 이미지 제고와 대외적인 창구 역할을 수행한다고 볼 수 있다.""
1.2.2. 직무상의 역할
직무상의 역할이란 비서가 CEO나 조직 대표가 업무를 수행하는 데 있어 그 업무를 무사히 달성할 수 있도록 상사를 보좌하는 것이다. 비서는 대표로 하여금 업무에 충실할 수 있도록 주변의 잔가지 업무나 일에 대하여 대신 처리하는 역할을 한다. 이는 대표와 비서 간에 활동범위를 들어 설명할 수 있는데, 대표의 활동 범위가 작으면 대표가 직접 맡아서 하는 업무가 많고 반대로 대표의 활동 범위가 크면 그 만큼 비서에게 위임되는 업무가 많기 때문에 시간과 업무의 부담이 줄어지게 된다. 그렇기 때문에 능력 있는 대표는 이 것들을 잘 고려해 사전에 비서와의 원활한 의사소통을 하고 상호보완적인 업무 관계를 맺도록 노력해 본연의 업무 능력을 극대화 시킨다."
1.3. 비서의 역량
1.3.1. 지식
비서가 갖추어야 할 지식은 원활한 비서 수행을 위해서 필수적인 부분이다. 여기서 지식이라 함은 비서로서의 지식 즉, 업무상의 지식, 조직을 이해하고자 하는 지식, 사무관리 지식 등을 말한다.
업무상의 지식은 말 그대로 비서가 업무를 수행하는 데 있어서 꼭 알아야 하는 지식을 말한다. 여기에는 기본적인 경영지식, 회계지식, 법률지식 등이 포함된다. 비서는 상사의 업무를 보좌하는 것이므로 경영, 회계, 법률 등 다양한 분야에 대한 지식이 필요하다.
조직이해는 비서가 몸담고 있는 조직에 대한 전반적인 시스템 파악을 의미한다. 조직의 전략, 조직의 업종, 주요 고객, 조직의 현황 등에 대한 폭넓은 이해가 필요하다. 비서는 조직의 구성원으로서 전체 조직을 이해하고 있어야 하며, 이를 바탕으로 상사의 업무를 효과적으로 지원할 수 있다.
사무관리 지식은 업무의 능률을 향상시키기 위해 필요한 지식이다. 보다 업무를 효율적으로 간소화할 수 있게 하는 것이 사무관리 지식이라고 할 수 있다. 예를 들어 문서관리, 회의관리, 일정관리, 전자 기기 활용 등에 대한 지식이 이에 해당한다.
이 밖에도 비서는 다양한 문화권에 관심을 가짐으로써 글로벌 감각을 갖춰야 하며, 조직의 전반적인 회계 현황을 이해하고 있어 회계 관련 업무가 주어졌을 때 이를 해결할 수 있는 회계 지식도 필요하다.
1.3.2. 자질
비서에게 갖추어야 할 자질 또한 다양하다. 자질은 비서가 업무를 원활히 해결해 나가기 위해 갖추어야 할 인간적 특성이다. 여기에는 흔히 생각할 수 있는 업무에 대한 신속성과 정확성이 있고 이 밖에 조직이나 관리자의 업무 내용이 누출되지 않도록 하는 기밀성, 항상 주인의식을 가지고 업무를 행하는 직업의식, 적극성 및 주도성, 충성심과 정직성, 지도력, 책임감과 가장 기본적으로 밑바탕이 되어있어야 할 인성까지 여러 가지의 다양한 자질을 갖추고 있어야한다.
1.3.3. 기술
비서에게 갖추어야 할 기술에는 크게 6가지가 있다. 첫째, 외국어 소통 기술은 글로벌 시대의 필수적인 기술이라 할 수 있다. 세계화가 급진전되면서 국내외 거래처와의 업무 수행을 위해서는 영어를 비롯한 외국어 구사 능력이 매우 중요해졌기 때문이다. 둘째, 커뮤니케이션 기술은 비단 비서뿐만이 아니라 어떤 직업군에서 일하는 사람들일지라도 원활한 대인관계 및 업무수행에 있어 필요한 기술이다. 효과적으로 말하고 경청하며 이해하는 능력은 성공적인 직무수행을 위해 필수적이다. 셋째, 컴퓨터 활용기술은 업무를 수행하는 데 있어 필요한 서류들을 만들거나 정리하기 위해 능숙하게 다루어야 할 기술 중 하나이다. 워드 프로세서, 스프레드시트 등 다양한 오피스 프로그램을 능숙하게 활용할 수 있어야 한다. 넷째, 인간관계 기술은 조직 또는 고객을 상대하는 데 있어 원활한 관계를 유지하도록 하는 기술이다. 대인 커뮤니케이션 기술과 크게 다르지 않다고 볼 수 있다. 다섯째, 시간 관리는 바쁜 관리자를 대신해 전반적인 업무 스케줄을 파악하고 있어 관리자의 업무 진행에 차질이 생기지 않도록 하는 것이다. 또한 융통성을 발휘해 효율적인 시간 운행이 가능하도록 하는 것이 시간 관리라 할 수 있다. 마지막으로 고객 봉사는 고객이 가지고 있는 불만에 대해 적절하게 처리하는 능력이다. 고객 응대에 있어 신속하고 정중한 태도로 대응하며 문제를 효과적으로 해결할 수 있어야 한다.이와 같이 비서에게 필요한 6가지 기술은 글로벌화, 정보화, 고객 지향성의 경영 환경 속에서 비서의 역할이 확대되고 전문화되면서 더욱 중요해지고 있다.
1.3.4. 능력
비서의 주요 능력에는 정보관리 능력, 판단력, 문제 해결 및 위기 관리 능력, 기획 능력, 의사 결정 능력이...
